Ein Kassensystem ist das Zusammenspiel aus Software und Hardware, das dort, wo verkauft wird, Bestellungen, Zahlungen und Umsätze erfasst. International spricht man von POS, kurz für „Point of Sale“, also „Verkaufsstelle“. In Café und Gastronomie bündelt ein Kassensystem den Verkauf an der Theke, die Rechnung am Tisch, Abholbestellungen, den Bon für die Küche und den Tagesabschluss an einem Ort. In diesem Ratgeber erklären wir verständlich, was ein Bestellsystem an der Kasse ist, wie ein Kassensystem in der Gastronomie funktioniert, worin der Unterschied zur Registrierkasse liegt und was ein Cloud-Kassensystem ist.
Was ist ein Kassensystem?
Im Alltag wird „Kasse“ oder „POS“ für drei verschiedene Dinge verwendet, und das sorgt für Verwirrung:
- Kartenterminal: Das Gerät, mit dem Kartenzahlungen angenommen werden. Das Geld läuft über die Bank oder den Zahlungsdienstleister.
- Registrierkasse (Fiskalgerät): Ein Gerät, das Umsätze für steuerliche Zwecke aufzeichnet und den Kassenbon ausgibt; manche Modelle nehmen auch Kartenzahlungen an.
- Kassensystem als Software: Das Programm, mit dem ein Betrieb Verkäufe, Bestellungen, Tische, Produkte und Berichte verwaltet.
Diese drei ersetzen einander nicht; in den meisten Betrieben werden sie zusammen genutzt. Wenn wir in diesem Artikel von „Kassensystem“ sprechen, meinen wir das Dritte: die Verkaufs- und Bestellsoftware des Betriebs und die daran angeschlossene Hardware. In Restaurants und Cafés spricht man auch von Gastro-Kasse oder Bonier-System. Eine ausführlichere Erklärung finden Sie auf unseren Seiten zum POS-Bestellsystem und zum Bonier- und Abrechnungsprogramm.
Was ist ein Bestellsystem an der Kasse?
Bei einem POS-Bestellsystem landet jede Bestellung im selben System, egal woher sie kommt. Der Verkauf, den die Kassiererin an der Theke eingibt, die Bestellung, die der Kellner am Tisch ins Tablet tippt, die Bestellung, die der Gast über das QR-Menü am Tisch aufgibt, und die telefonische Abholbestellung erscheinen in einer einzigen Liste. Die Küche sieht auf dem Bon oder Bildschirm, was zuzubereiten ist, und die Kasse weiß genau, was jeder Tisch offen hat.
Früher wurde die Bestellung auf Papier notiert, zur Kasse gebracht und der Küche zugerufen. Jede Übergabe ist eine mögliche Fehlerquelle: ein falsch verstandenes Gericht, ein vergessenes Extra, ein Gratis-Getränk, das nie erfasst wird. Ein Bestellsystem an der Kasse macht diese Übergaben überflüssig.
Woraus besteht ein Kassensystem?
Software
Das Herzstück ist die Software. Hier werden Produkte, Preise, Optionen (Größe, Milchsorte, Extras), der Tischplan, Benutzer und Berechtigungen, Zahlungsarten und Berichte festgelegt. Bei cloudbasierten Lösungen lassen sich Speisekarte und Berichte zusätzlich über ein Web-Dashboard verwalten.
Hardware
- Kassenrechner: Meist ein Computer mit Touchscreen oder ein Tablet.
- Bondrucker: Für Rechnungen und Kundenbelege.
- Küchen- und Bardrucker: Damit jede Bestellung an der richtigen Station ausgedruckt wird.
- Kassenschublade: Für Barzahlungen.
- Kartenterminal und Fiskalgerät: Für Kartenzahlungen und, wo es in Ihrem Land vorgeschrieben ist, für fiskalische Belege.
- Kellner-Tablet: Für die Bestellaufnahme am Tisch (optional).
- Kundendisplay: Damit der Gast Warenkorb und Betrag sieht (optional).
Wie funktioniert ein Kassensystem in der Gastronomie?
In einem Restaurant mit Tischservice sieht ein typischer Ablauf so aus:
- Der Tisch wird geöffnet: Kassierer oder Kellner tippt im Tischplan auf den Tisch, eine Rechnung wird angelegt.
- Die Bestellung wird erfasst: Der Kellner gibt sie am Tablet ein, der Kassierer an der Kasse oder der Gast über das QR-Menü am Tisch; Optionen und Notizen werden mit der Bestellung gespeichert.
- Sie geht an die Küche: Je nach Kategorie erscheint die Bestellung auf dem Drucker oder Bildschirm der passenden Station: Getränke an die Bar, Speisen in die Küche.
- Der Tisch wird verwaltet: Nachbestellungen kommen auf dieselbe Rechnung; bei Bedarf wird der Tisch umgebucht, zwei Tische werden zusammengelegt, Einladungen oder Rabatte werden mit Freigabe einer berechtigten Person gebucht.
- Die Rechnung wird abgeschlossen: Bezahlt wird bar, mit Karte oder aufgeteilt auf mehrere Zahlungsarten; bei Bedarf wird die Rechnung auf einzelne Gäste aufgeteilt.
- Es fließt in die Berichte ein: Der Verkauf erscheint sofort im Bericht; zum Tagesabschluss sehen Sie, was nach Produkt, Kategorie, Uhrzeit und Kassierer verkauft wurde.
Im Café ist der Ablauf kürzer: Sie tippen auf dem Schnellverkaufsbildschirm auf das Produkt und kassieren. In Bäckerei und Konditorei stehen der Verkauf an der Theke und Vorbestellungen im Vordergrund, im Liefergeschäft telefonische Bestellungen und die Fahrerverfolgung. Ein gutes Kassensystem führt all diese Serviceformen auf demselben Bildschirm zusammen.
Der Unterschied zwischen Kassensystem und Registrierkasse
Das ist das Thema, das am häufigsten verwechselt wird. Eine Registrierkasse bzw. ein Fiskalgerät zeichnet Umsätze für steuerliche Zwecke auf und gibt den Kassenbeleg aus. In vielen Ländern legen die Steuervorschriften fest, wie Umsätze aufgezeichnet werden müssen und was ein gültiger Beleg enthalten muss; teilweise ist ein zertifiziertes Gerät oder System vorgeschrieben. Manche dieser Geräte nehmen auch Kartenzahlungen an. Die Regeln unterscheiden sich von Land zu Land.
Die Kassensoftware dagegen ist ein Verwaltungswerkzeug für den Betrieb: Sie steuert Tische, Bestellungen, Küche, Personal und Berichte. Eine Rechnung oder ein Bestellbon aus der Software gilt nicht automatisch als fiskalischer Beleg. Welchen Beleg Sie ausstellen müssen (Kassenbon, Rechnung oder elektronischer Beleg), hängt von Ihrem Land und der Art Ihres Betriebs ab; klären Sie die aktuellen Anforderungen mit Ihrer Steuerberatung oder dem zuständigen Finanzamt.
| Thema | Kassensystem (Software) | Registrierkasse (Fiskalgerät) | Kartenterminal |
|---|---|---|---|
| Wofür ist es da? | Verwaltung von Bestellungen, Tischen, Küche, Personal und Berichten | Steuerliche Aufzeichnung der Umsätze und Kassenbeleg | Annahme von Kartenzahlungen |
| Wer legt die Regeln fest? | Betrieb und Softwareanbieter | Die Steuervorschriften Ihres Landes | Bank und Zahlungsdienstleister |
| Ausgabe | Rechnung, Küchenbon, Berichte | Fiskalischer Beleg, Tagesabschluss (Z-Bon) | Kartenbeleg, Kontobewegung |
| Kennt es Speisekarte und Tische? | Ja | Meist nicht | Nein |
| Tiefe der Berichte | Produkt, Uhrzeit, Kanal, Filiale, Personal | Steuerliche Summen | Zahlungssummen |
Was ist ein Cloud-Kassensystem?
Ein Cloud-Kassensystem speichert die Daten nicht auf einem einzelnen Rechner im Betrieb, sondern auf den Servern des Anbieters im Internet. Ein Verkauf an der Kasse wird sofort in die Cloud geschrieben, und Sie sehen die Berichte von zu Hause, auf dem Handy oder aus einer anderen Filiale.
Was Ihnen ein Cloud-Kassensystem bringt
- Kontrolle von überall: Sie sehen den Tagesumsatz, ohne vor Ort zu sein.
- Eine Speisekarte, alle Kanäle: Sie ändern einen Preis einmal, und Kasse, QR-Menü und App werden gleichzeitig aktualisiert.
- Mehrere Filialen leicht gemacht: Sie verwalten alle Filialen in einem Dashboard und vergleichen sie im Bericht nebeneinander.
- Automatische Updates: Für neue Funktionen warten Sie weder auf Installations-CDs noch auf einen Techniker.
- Kundendaten an einem Ort: Treueprogramm, Wallet und Aktionen sind mit demselben Kundendatensatz verknüpft wie die Verkäufe an der Kasse.
Lokales Kassensystem oder Cloud-Kassensystem
Bei einem lokal installierten Kassensystem liegen Programm und Daten auf einem Rechner im Betrieb; um Berichte zu sehen, müssen Sie meist an diesem Rechner sitzen, und um Datensicherung und Updates kümmern Sie sich selbst oder Ihr Techniker. Beim Cloud-Kassensystem liegen die Daten auf den Servern des Anbieters, Updates kommen automatisch und Ihre Berichte sind überall abrufbar. Manche Produkte verbinden beides, indem das Programm an der Kasse mit der Cloud synchronisiert wird. Bei nur einer Kasse wirkt der Unterschied vielleicht klein; sobald eine zweite Filiale, ein QR-Menü oder eine Kunden-App dazukommt, wird der Vorteil der Cloud deutlich.
Fragen vor der Wahl eines Cloud-Kassensystems
Ein Cloud-Kassensystem ist auf eine Internetverbindung angewiesen. Prüfen Sie vor der Entscheidung die Qualität der Verbindung in Ihrem Betrieb und fragen Sie den Anbieter, wie sich die Kasse bei einem Internetausfall verhält, wo die Verkäufe dann gespeichert werden und was passiert, wenn die Verbindung zurückkommt. Klären Sie auch, ob Sie Ihre Daten exportieren können (Excel, PDF) und was mit Ihren Daten nach Vertragsende geschieht.
Kassensystem für Café und Restaurant: worauf achten?
- Laufen Theken-, Tisch-, Liefer- und Abholverkauf auf demselben Bildschirm?
- Landen Bestellungen vom Kellner-Tablet und aus dem QR-Menü auf derselben Rechnung?
- Kommt der Küchenbon an der richtigen Station heraus?
- Gibt es Bar-, Karten-, Kunden- bzw. Rechnungskonto- und Teilzahlung sowie getrenntes Bezahlen pro Person?
- Gibt es PINs und Berechtigungen pro Kassierer sowie eine Kassenzählung beim Öffnen und Schließen?
- Lassen sich Berichte nach Produkt, Uhrzeit, Kanal und Filiale aufschlüsseln?
- Sind Kundenbindung, Stempelkarte oder digitale Wallet mit der Kasse verbunden?
- Sind Einrichtung, Übernahme der Speisekarte und Schulung inbegriffen?
Umstieg auf ein Kassensystem: Schritt für Schritt
Der Wechsel vom Papierblock oder einem alten Kassenprogramm zu einem neuen Kassensystem lässt sich mit guter Planung in wenigen Tagen erledigen. Die Reihenfolge kann so aussehen:
- Speisekarte vorbereiten: Sammeln Sie Produkte, Preise, Kategorien und Optionen (Größe, Extras, Milchsorte) in einer Liste. Liegt sie bereits als Excel-Datei vor, geht die Übernahme schneller.
- Tischplan zeichnen: Legen Sie Bereiche wie Gastraum, Terrasse oder Garten sowie die Tischnummern fest.
- Hardware prüfen: Fragen Sie den Anbieter, ob Kassenrechner, Bon- und Küchendrucker mit der neuen Software kompatibel sind.
- Benutzer und Berechtigungen anlegen: Richten Sie für jede Kassenkraft und jeden Kellner einen eigenen Zugang ein; legen Sie fest, wer Stornos, Einladungen und Rabatte freigibt.
- Team schulen: Üben Sie in einer ruhigen Stunde mit Testbestellungen gemeinsam, wie man Tische öffnet, Bestellungen erfasst, Tische umbucht und Rechnungen abschließt.
- Die erste Woche beobachten: Vergleichen Sie die Tagesabschlüsse mit Ihrer bisherigen Methode und korrigieren Sie fehlende Produkte oder falsche Preise sofort.
Am meisten Zeit kostet beim Umstieg die korrekte Erfassung der Speisekarte. Fragen Sie deshalb von Anfang an, ob Einrichtung und Übernahme der Speisekarte im Service des Anbieters enthalten sind.
Wenn Sie ein Kassensystem für Ihr Café oder Restaurant suchen, sehen Sie sich sipnik Kasse an: Auf der Touch-Kasse unter Windows 10 und 11 laufen Schnellverkauf, Tischrechnung, Liefer- und Abholverkauf auf demselben Bildschirm; Bestellungen vom Kellner-Tablet und aus dem QR-Menü am Tisch landen auf derselben Rechnung, und Bestellungen von Lieferplattformen kommen in dieselbe Liste. Die Anforderungen an fiskalische Belege unterscheiden sich je nach Land; fragen Sie uns, wie sipnik Kasse zu den Vorgaben an Ihrem Standort passt. Wird der QR-Code eines Gastes gescannt, wird die Zahlung von seiner Wallet abgebucht. Unsere Empfehlung ist sipnik Kasse; auf Wunsch lässt sich sipnik aber auch per API an Ihr bestehendes Kassensystem anbinden. Sippen Sie Ihre Marke!
Häufig gestellte Fragen
Was bedeutet Kassensystem bzw. POS?
POS steht für „Point of Sale“, also die Verkaufsstelle. Ein Kassensystem ist die Software und Hardware, die dort, wo verkauft wird, Bestellungen, Zahlungen und Umsätze erfasst. In Café und Restaurant steuert es Tisch-, Theken- und Abholverkauf, Küchenbons und Berichte.
Was ist ein Bestellsystem an der Kasse?
Ein System, in dem Bestellungen von der Kasse, vom Kellner-Tablet, aus dem QR-Menü am Tisch und per Telefon zusammenlaufen. Die Bestellung geht direkt in die Küche, die Tischrechnung ist an der Kasse immer aktuell, und der Verkauf erscheint sofort im Bericht.
Ist ein Kassensystem dasselbe wie eine Registrierkasse?
Nein. Eine Registrierkasse (Fiskalgerät) zeichnet Umsätze nach den steuerlichen Vorgaben Ihres Landes auf und gibt den Beleg aus. Ein Kassensystem als Software verwaltet Bestellungen, Tische, Küche und Berichte. Beide erfüllen unterschiedliche Aufgaben; klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, welche Belege Sie ausstellen müssen.
Was ist ein Cloud-Kassensystem und welche Vorteile hat es?
Ein Kassensystem, bei dem die Daten auf den Servern des Anbieters liegen. Sie sehen Berichte von überall, pflegen die Speisekarte an einer Stelle, verwalten alle Filialen in einem Dashboard, und Updates kommen automatisch.
Welche Hardware braucht ein Kassensystem in der Gastronomie?
Meist genügen ein Kassenrechner mit Touchscreen und ein Bondrucker. Je nach Bedarf kommen Küchen- und Bardrucker, Kassenschublade, Kellner-Tablet und Kundendisplay hinzu; für Kartenzahlungen brauchen Sie ein Kartenterminal und, wo in Ihrem Land vorgeschrieben, ein Fiskalgerät für die Belege.
Braucht ein kleines Café ein Kassensystem?
Selbst in einem kleinen Café mit nur einer Kasse zeigt ein Kassensystem, welches Produkt zu welcher Uhrzeit wie oft verkauft wird; außerdem verbindet es Treue-Werkzeuge wie Stempelkarte und Kundenguthaben mit der Kasse. Mit Papierblock lassen sich diese Informationen kaum sammeln.
Sparen Sie sich die Einzellösungen.
Wallet, Kundenbindung, Abos und Vorbestellung kommen fertig für Ihre Marke.
Sippen Sie Ihre Marke!