برنامج كاشير مع أجهزته يشكّل ما يُعرف بنظام نقاط البيع، أي مجموعة البرامج والأجهزة التي تسجّل الطلبات والمدفوعات والمبيعات في المكان الذي تتم فيه عملية البيع. وكلمة POS اختصار للعبارة الإنجليزية التي تعني «نقطة البيع». في المقاهي والمطاعم يجمع نظام الكاشير في مكان واحد البيع على الكاونتر، وفاتورة الطاولة، والطلبات الخارجية، وتذكرة المطبخ، وتقرير نهاية اليوم. في هذا الدليل نشرح لكم بلغة بسيطة ما هو نظام الطلبات المرتبط بالكاشير، وكيف يعمل كاشير المطعم، وما الفرق بين نظام نقاط البيع وآلة تسجيل النقد، وما المقصود بالكاشير السحابي.
ما هو برنامج كاشير؟
تُستخدم كلمة «كاشير» أو POS في الحديث اليومي لثلاثة أشياء مختلفة، وهذا ما يسبب الالتباس:
- جهاز الدفع بالبطاقة: الجهاز الذي يستقبل المدفوعات بالبطاقة، وتمرّ الأموال عبر البنك أو مزوّد خدمة الدفع.
- آلة تسجيل النقد (الجهاز الضريبي): جهاز يسجّل المبيعات لأغراض ضريبية ويطبع الإيصال، وبعض طرازاته يقبل الدفع بالبطاقة أيضًا.
- برنامج الكاشير: البرنامج الذي تديرون به المبيعات والطلبات والطاولات والمنتجات والتقارير.
هذه الثلاثة لا يغني أحدها عن الآخر، ومعظم المنشآت تستخدمها معًا. وعندما نقول في هذا المقال «برنامج كاشير» فإننا نقصد الثالث: برنامج البيع والطلبات الخاص بالمنشأة والأجهزة المتصلة به. ويُسمّى في المطاعم والمقاهي أيضًا برنامج إدارة المطاعم أو برنامج الفواتير. ولتعريف أكثر تفصيلًا يمكنكم الاطلاع على صفحتي نظام الطلبات في نقاط البيع وبرنامج فواتير المطاعم.
ما هو نظام الطلبات المرتبط بالكاشير؟
نظام الطلبات في نقاط البيع هو الترتيب الذي تصل فيه كل الطلبات إلى نظام واحد أيًّا كان مصدرها. فالبيع الذي يُدخله الكاشير على الكاونتر، والطلب الذي يُدخله النادل من الجهاز اللوحي عند الطاولة، والطلب الذي يرسله الضيف من قائمة QR على الطاولة، والطلب الخارجي الذي يصل عبر الهاتف، كلها تجتمع في قائمة واحدة. ويرى المطبخ ما عليه تحضيره على التذكرة أو الشاشة، ويعرف الكاشير بدقة حساب كل طاولة.
في الطريقة القديمة يُكتب الطلب على ورقة، ثم يُنقل إلى الكاشير، ثم يُبلَّغ به المطبخ. وكل عملية نقل تعني احتمال خطأ: صنف سُمع خطأً، أو إضافة نُسيت، أو ضيافة لم تُسجَّل. ونظام الطلبات المرتبط بالكاشير يلغي هذه الخطوات الوسيطة.
مِمَّ يتكوّن نظام الكاشير؟
البرنامج
البرنامج هو قلب النظام. فيه تُعرَّف المنتجات والأسعار والخيارات (الحجم، نوع الحليب، الإضافات)، ومخطط الطاولات، والمستخدمون وصلاحياتهم، وطرق الدفع، والتقارير. وفي البرامج السحابية تُدار القائمة والتقارير أيضًا من لوحة تحكم على الإنترنت.
الأجهزة
- جهاز الكاشير: غالبًا حاسوب بشاشة لمس أو جهاز لوحي.
- طابعة الإيصالات: للفواتير وإيصالات العملاء.
- طابعات المطبخ والبار: لكي يُطبع كل طلب في القسم المناسب.
- درج النقود: للمدفوعات النقدية.
- جهاز الدفع بالبطاقة والجهاز الضريبي: للدفع بالبطاقة، وللإيصالات الضريبية حيثما تشترطها أنظمة بلدكم.
- جهاز النادل اللوحي: لأخذ الطلبات عند الطاولة (اختياري).
- شاشة العميل: ليرى العميل سلته والمبلغ (اختياري).
كيف يعمل كاشير المطعم؟
في مطعم يقدّم الخدمة على الطاولات، يكون التسلسل المعتاد كالتالي:
- فتح الطاولة: يلمس الكاشير أو النادل الطاولة على المخطط فتُفتح فاتورتها.
- إدخال الطلب: يُدخله النادل من الجهاز اللوحي، أو الكاشير من جهاز الكاشير، أو الضيف من قائمة QR على الطاولة، وتُحفظ الخيارات والملاحظات مع الطلب.
- إرساله إلى المطبخ: يُطبع الطلب أو يظهر على شاشة القسم المناسب حسب فئته: المشروبات إلى البار، والأطباق إلى المطبخ.
- إدارة الطاولة: تُضاف الطلبات الإضافية إلى الفاتورة نفسها، ويمكن عند الحاجة نقل الطاولة أو دمج طاولتين، وتُطبَّق الضيافة أو الخصومات بموافقة المسؤول.
- إغلاق الحساب: يُدفع نقدًا أو بالبطاقة أو بتقسيم المبلغ على عدة طرق، ويمكن تقسيم الحساب على الأشخاص.
- الظهور في التقارير: تظهر عملية البيع في التقرير فورًا، وفي نهاية اليوم ترون ما بِيع حسب المنتج والفئة والساعة والكاشير.
في المقهى يكون التسلسل أقصر: تلمسون المنتج على شاشة البيع السريع وتستلمون الدفع. وفي المخابز ومحلات الحلويات يبرز البيع من الواجهة والطلبات المسبقة، وفي التوصيل تبرز الطلبات الهاتفية ومتابعة المندوبين. ونظام الكاشير الجيد يدير كل أنواع الخدمة هذه من الشاشة نفسها.
الفرق بين برنامج الكاشير وآلة تسجيل النقد
هذا أكثر موضوع يقع فيه الخلط. آلة تسجيل النقد أو الجهاز الضريبي تسجّل المبيعات لأغراض ضريبية وتُصدر إيصال البيع. وفي كثير من الدول تحدّد الأنظمة الضريبية طريقة تسجيل المبيعات وما يجب أن يتضمنه الإيصال المعتمد، وقد تشترط أحيانًا جهازًا أو نظامًا معتمدًا. وبعض هذه الأجهزة يقبل الدفع بالبطاقة أيضًا. وتختلف القواعد من دولة إلى أخرى.
أما برنامج الكاشير فهو أداة إدارة للمنشأة: يدير الطاولات والطلبات والمطبخ والموظفين والتقارير. والفاتورة أو تذكرة الطلب التي يطبعها البرنامج لا تُعدّ تلقائيًا إيصالًا ضريبيًا. ونوع المستند الذي يجب أن تُصدروه (إيصال ضريبي أو فاتورة أو مستند إلكتروني) يعتمد على بلدكم ونوع نشاطكم، فتحققوا من المتطلبات الحالية مع المحاسب أو الجهة الضريبية المختصة.
| البند | برنامج الكاشير | آلة تسجيل النقد (الجهاز الضريبي) | جهاز الدفع بالبطاقة |
|---|---|---|---|
| ما وظيفته؟ | إدارة الطلبات والطاولات والمطبخ والموظفين والتقارير | التسجيل الضريبي للمبيعات وإصدار الإيصال | استقبال المدفوعات بالبطاقة |
| من يحدّد القواعد؟ | المنشأة ومزوّد البرنامج | الأنظمة الضريبية في بلدكم | البنك ومزوّد خدمة الدفع |
| المخرجات | الفواتير وتذاكر المطبخ والتقارير | الإيصال الضريبي وتقرير إغلاق اليوم | إيصال البطاقة والحركة البنكية |
| هل يعرف القائمة والطاولات؟ | نعم | غالبًا لا | لا |
| عمق التقارير | المنتج والساعة والقناة والفرع والموظف | الإجماليات الضريبية | إجماليات المدفوعات |
ما هو برنامج الكاشير السحابي؟
برنامج الكاشير السحابي هو نظام نقاط بيع تُحفظ فيه البيانات لا على حاسوب واحد داخل المنشأة، بل على خوادم المزوّد عبر الإنترنت. فعملية البيع على الكاشير تُكتب في السحابة فورًا، وترون التقارير من المنزل أو من الهاتف أو من فرع آخر.
ما الذي يمنحكم إياه الكاشير السحابي؟
- متابعة من أي مكان: ترون مبيعات اليوم دون أن تكونوا في المنشأة.
- قائمة واحدة لكل القنوات: تغيّرون السعر مرة واحدة، فيتحدّث الكاشير وقائمة QR والتطبيق في الوقت نفسه.
- سهولة إدارة الفروع: تديرون الفروع من لوحة واحدة وتقارنونها جنبًا إلى جنب في التقارير.
- تحديث تلقائي: لا حاجة لانتظار أقراص التثبيت أو الفني للحصول على الميزات الجديدة.
- بيانات العملاء في مكان واحد: برامج الولاء والمحفظة والحملات مرتبطة بسجل العميل نفسه الذي ترتبط به مبيعات الكاشير.
الفرق بين الكاشير المحلي والكاشير السحابي
في الكاشير المحلي (المثبّت) يبقى البرنامج والبيانات على حاسوب داخل المنشأة، وغالبًا ما تحتاجون إلى الجلوس أمام ذلك الحاسوب لرؤية التقارير، وتتولّون أنتم أو الفني النسخ الاحتياطي والتحديثات. أما في الكاشير السحابي فتُحفظ البيانات على خوادم المزوّد، وتصل التحديثات تلقائيًا، وتصلون إلى تقاريركم من أي مكان. وبعض المنتجات تجمع بين الاثنين بربط البرنامج المثبّت على الكاشير بالسحابة. وقد يبدو الفرق صغيرًا في منشأة بكاشير واحد، لكن عندما يدخل فرع ثانٍ أو قائمة QR أو تطبيق للعملاء تتضح ميزة السحابة.
أسئلة تطرحونها قبل اختيار الكاشير السحابي
يعتمد الكاشير السحابي على الاتصال بالإنترنت. فقبل الاختيار فكّروا في جودة الاتصال في منشأتكم، واسألوا المزوّد كيف يتصرف الكاشير عند انقطاع الإنترنت، وأين تُحفظ المبيعات، وماذا يحدث عند عودة الاتصال. واعرفوا كذلك هل يمكنكم تصدير بياناتكم (إكسل وبي دي إف)، وماذا يحدث لبياناتكم عند انتهاء العقد.
ما الذي تنتبهون إليه عند اختيار نظام كاشير للمقهى أو المطعم؟
- هل البيع على الكاونتر وعلى الطاولات والتوصيل والاستلام من المحل على الشاشة نفسها؟
- هل تصل طلبات جهاز النادل اللوحي وقائمة QR إلى الفاتورة نفسها؟
- هل تُطبع تذكرة المطبخ في القسم الصحيح؟
- هل يتوفر الدفع نقدًا وبالبطاقة وعلى الحساب والدفع المجزّأ، وتقسيم الحساب على الأشخاص؟
- هل يوجد رمز سري وصلاحيات لكل كاشير، وجرد للصندوق عند الفتح والإغلاق؟
- هل تتيح التقارير التفصيل حسب المنتج والساعة والقناة والفرع؟
- هل برنامج الولاء أو بطاقة الأختام أو المحفظة الرقمية مرتبطة بالكاشير؟
- هل التركيب ونقل القائمة والتدريب ضمن الخدمة؟
الانتقال إلى برنامج كاشير خطوة بخطوة
الانتقال من الفواتير الورقية أو من برنامج كاشير قديم إلى نظام نقاط بيع جديد يمكن إنجازه في أيام قليلة إذا خُطّط له جيدًا. ويمكن أن يكون الترتيب كالتالي:
- جهّزوا قائمتكم: اجمعوا المنتجات والأسعار والفئات والخيارات (الحجم، الإضافات، نوع الحليب) في قائمة واحدة. وإن كانت لديكم في ملف إكسل فسيكون النقل أسرع.
- ارسموا مخطط الطاولات: حدّدوا المناطق مثل الصالة والتراس والحديقة وأرقام الطاولات.
- تحققوا من الأجهزة: اسألوا المزوّد هل جهاز الكاشير وطابعات الإيصالات والمطبخ متوافقة مع البرنامج الجديد.
- عرّفوا المستخدمين والصلاحيات: افتحوا مستخدمًا مستقلًا لكل كاشير ونادل، وحدّدوا من يوافق على الإلغاء والضيافة والخصومات.
- درّبوا الفريق: في ساعة هادئة جرّبوا معًا بطلبات تجريبية فتح الطاولة وإدخال الطلب ونقل الطاولة وإغلاق الحساب.
- راقبوا الأسبوع الأول: قارنوا تقارير نهاية اليوم بالطريقة القديمة، وصحّحوا فورًا أي منتج ناقص أو سعر خاطئ.
أكثر ما يستغرق وقتًا في الانتقال هو إدخال القائمة بشكل صحيح. لذلك اسألوا من البداية هل التركيب ونقل القائمة ضمن خدمة المزوّد.
إن كنتم تبحثون عن برنامج كاشير لمقهاكم أو مطعمكم، فاطّلعوا على كاشير sipnik: على كاشير بشاشة لمس يعمل على ويندوز 10 و11، يجتمع البيع السريع وفاتورة الطاولة والتوصيل والاستلام من المحل على الشاشة نفسها، وتصل الطلبات من جهاز النادل اللوحي ومن قائمة QR على الطاولة إلى الفاتورة نفسها، كما تصل طلبات منصات التوصيل إلى القائمة نفسها. وتختلف متطلبات الإيصال الضريبي من بلد إلى آخر، فاسألونا كيف يتوافق كاشير sipnik مع ما هو مطلوب في بلدكم. وعند مسح رمز QR الخاص بالعميل يُخصم المبلغ من محفظته. ونوصي بـ كاشير sipnik، ومع ذلك يمكن ربط sipnik ببرنامج الكاشير الحالي لديكم عبر واجهة برمجة التطبيقات. ابدأ مع sipnik!
الأسئلة الشائعة
ما معنى نظام نقاط البيع؟
POS تعني «نقطة البيع». ونظام نقاط البيع هو البرامج والأجهزة التي تسجّل الطلبات والمدفوعات والمبيعات في مكان البيع. وفي المقاهي والمطاعم يدير البيع على الطاولات وعلى الكاونتر والطلبات الخارجية، وتذاكر المطبخ والتقارير.
ما هو نظام الطلبات المرتبط بالكاشير؟
هو الترتيب الذي تصل فيه الطلبات من الكاشير ومن جهاز النادل اللوحي ومن قائمة QR على الطاولة ومن الهاتف إلى نظام واحد. فيذهب الطلب مباشرة إلى المطبخ، ويبقى حساب الطاولة محدّثًا على الكاشير، وتظهر عملية البيع في التقرير فورًا.
هل برنامج الكاشير وآلة تسجيل النقد شيء واحد؟
لا. آلة تسجيل النقد (الجهاز الضريبي) تسجّل المبيعات وتُصدر الإيصال وفق الأنظمة الضريبية في بلدكم، أما برنامج الكاشير فيدير الطلبات والطاولات والمطبخ والتقارير. ولكلٍّ منهما وظيفة مختلفة، فتحققوا مع المحاسب من المستندات التي يجب أن تُصدروها.
ما هو الكاشير السحابي وما مزاياه؟
هو نظام نقاط بيع تُحفظ بياناته على خوادم المزوّد. ترون التقارير من أي مكان، وتحدّثون القائمة من مكان واحد، وتديرون الفروع من لوحة واحدة، وتصل التحديثات تلقائيًا.
ما الأجهزة التي يحتاجها كاشير المطعم؟
يكفي غالبًا جهاز كاشير بشاشة لمس وطابعة إيصالات. وحسب الحاجة تُضاف طابعات المطبخ والبار ودرج النقود وجهاز النادل اللوحي وشاشة العميل، وللدفع بالبطاقة تحتاجون إلى جهاز دفع، وإلى جهاز ضريبي للإيصالات حيثما تشترطه أنظمة بلدكم.
هل يحتاج المقهى الصغير إلى برنامج كاشير؟
حتى في مقهى صغير بكاشير واحد، يُظهر برنامج الكاشير أي منتج يُباع، وفي أي ساعة، وبأي كمية، كما يربط أدوات الولاء مثل بطاقة الأختام ورصيد العميل بالكاشير. وجمع هذه المعلومات بالفواتير الورقية صعب جدًا.
لا داعي لإعداد كل شيء على حدة.
المحفظة والولاء والاشتراكات والطلب المسبق جاهزة لعلامتكم التجارية.
ابدأ مع sipnik!