Un logiciel de caisse, associé à son matériel, forme le système qui enregistre les commandes, les paiements et les ventes à l'endroit où l'établissement vend. On parle aussi de POS, de l'anglais « point of sale », c'est-à-dire « point de vente ». Dans les cafés et les restaurants, un logiciel de caisse réunit au même endroit la vente au comptoir, l'addition de la table, les commandes à emporter, le bon envoyé en cuisine et le rapport de fin de journée. Dans ce guide, nous expliquons simplement ce qu'est un système de prise de commande en caisse, comment fonctionne un logiciel de caisse en restaurant, ce qui le distingue d'une caisse enregistreuse et ce que signifie une caisse dans le cloud.
Qu'est-ce qu'un logiciel de caisse ?
Dans le langage courant, « caisse » ou « POS » désigne trois choses différentes, ce qui crée de la confusion :
- Terminal de paiement (TPE) : l'appareil qui encaisse les paiements par carte. L'argent passe par la banque ou le prestataire de paiement.
- Caisse enregistreuse (appareil fiscal) : l'appareil qui enregistre les ventes à des fins fiscales et imprime le ticket ; certains modèles acceptent aussi la carte.
- Logiciel de caisse : le programme avec lequel l'établissement gère ses ventes, ses commandes, ses tables, ses produits et ses rapports.
Ces trois éléments ne se remplacent pas ; la plupart des établissements les utilisent ensemble. Dans cet article, quand nous parlons de « logiciel de caisse », nous désignons le troisième : le logiciel de vente et de commande de l'établissement et le matériel qui lui est relié. En restauration, on parle aussi de logiciel de gestion de restaurant ou de logiciel d'addition. Pour une définition plus détaillée, consultez nos pages système de prise de commande et logiciel d'addition.
Qu'est-ce qu'un système de prise de commande en caisse ?
Avec un système de prise de commande relié à la caisse, chaque commande arrive dans le même système, quelle que soit son origine. La vente saisie au comptoir, la commande prise par le serveur sur tablette à table, la commande passée par le client depuis le menu QR posé sur la table et la commande à emporter reçue par téléphone se retrouvent dans une seule liste. La cuisine voit ce qu'elle doit préparer sur un bon ou un écran, et la caisse sait exactement ce que doit chaque table.
Dans l'ancien fonctionnement, la commande est notée sur papier, apportée à la caisse puis annoncée en cuisine. Chaque transmission est une source d'erreur : un plat mal compris, un supplément oublié, une boisson offerte jamais enregistrée. Un système de prise de commande en caisse supprime ces transmissions.
De quoi se compose un système de caisse ?
Le logiciel
Le logiciel est au cœur du système. C'est là que l'on définit les produits, les prix, les options (taille, type de lait, suppléments), le plan de salle, les utilisateurs et leurs droits, les moyens de paiement et les rapports. Avec un logiciel dans le cloud, la carte et les rapports se gèrent aussi depuis un tableau de bord en ligne.
Le matériel
- Caisse tactile : en général un ordinateur à écran tactile ou une tablette.
- Imprimante de tickets : pour les additions et les tickets clients.
- Imprimantes cuisine et bar : pour que chaque commande sorte au bon poste.
- Tiroir-caisse : pour les paiements en espèces.
- Terminal de paiement et appareil fiscal : pour les paiements par carte et, lorsque votre pays l'exige, les tickets fiscaux.
- Tablette serveur : pour prendre les commandes à table (facultatif).
- Écran client : pour que le client voie son panier et le montant (facultatif).
Comment fonctionne un logiciel de caisse restaurant ?
Dans un restaurant avec service à table, le déroulement type est le suivant :
- La table est ouverte : le caissier ou le serveur touche la table sur le plan de salle et une addition s'ouvre.
- La commande est saisie : par le serveur sur tablette, par le caissier en caisse ou par le client via le menu QR de la table ; les options et les remarques sont enregistrées avec la commande.
- Elle part en cuisine : selon sa catégorie, la commande sort sur l'imprimante ou l'écran du poste concerné : les boissons au bar, les plats en cuisine.
- La table est gérée : les commandes supplémentaires s'ajoutent à la même addition ; si besoin, on change la table, on fusionne deux tables, on applique une offre ou une remise avec l'accord d'un responsable.
- L'addition est réglée : en espèces, par carte ou en combinant plusieurs moyens de paiement ; l'addition peut aussi être partagée entre les convives.
- Tout remonte dans les rapports : la vente apparaît immédiatement ; en fin de journée, vous voyez ce qui s'est vendu par produit, catégorie, heure et caissier.
Dans un café, c'est plus court : vous touchez le produit sur l'écran de vente rapide et vous encaissez. En boulangerie et pâtisserie, la vente en vitrine et les commandes à l'avance priment ; en livraison, ce sont les commandes par téléphone et le suivi des livreurs. Un bon logiciel de caisse gère tous ces modes de service sur le même écran.
Logiciel de caisse et caisse enregistreuse : quelle différence ?
C'est le point le plus souvent confondu. Une caisse enregistreuse ou appareil fiscal enregistre les ventes à des fins fiscales et émet le ticket de vente. Dans de nombreux pays, la réglementation fiscale définit la manière d'enregistrer les ventes et les mentions obligatoires d'un ticket valable, et impose parfois un appareil ou un système certifié. Certains de ces appareils acceptent aussi la carte. Les règles varient d'un pays à l'autre.
Le logiciel de caisse, lui, est un outil de gestion : il pilote les tables, les commandes, la cuisine, le personnel et les rapports. Une addition ou un bon imprimé par le logiciel ne vaut pas automatiquement ticket fiscal. Le document que vous devez émettre (ticket fiscal, facture ou document électronique) dépend de votre pays et de votre type d'activité ; vérifiez les exigences en vigueur auprès de votre expert-comptable ou de l'administration fiscale.
| Critère | Logiciel de caisse | Caisse enregistreuse (appareil fiscal) | Terminal de paiement |
|---|---|---|---|
| À quoi ça sert ? | Gérer commandes, tables, cuisine, personnel et rapports | Enregistrement fiscal des ventes et ticket | Encaisser les paiements par carte |
| Qui fixe les règles ? | L'établissement et l'éditeur du logiciel | La réglementation fiscale de votre pays | La banque et le prestataire de paiement |
| Ce qu'il produit | Additions, bons cuisine, rapports | Ticket fiscal, rapport de clôture journalière (Z) | Ticket carte, opération bancaire |
| Connaît-il la carte et les tables ? | Oui | En général non | Non |
| Niveau de détail des rapports | Produit, heure, canal, établissement, personnel | Totaux fiscaux | Totaux des paiements |
Qu'est-ce qu'un logiciel de caisse dans le cloud ?
Un logiciel de caisse dans le cloud conserve les données non pas sur un seul ordinateur de l'établissement, mais sur les serveurs de l'éditeur, sur Internet. Une vente faite en caisse est enregistrée instantanément dans le cloud, et vous consultez les rapports depuis chez vous, sur votre téléphone ou depuis un autre établissement.
Ce que la caisse dans le cloud vous apporte
- Un contrôle depuis n'importe où : vous voyez les ventes du jour sans être sur place.
- Une seule carte pour tous les canaux : vous modifiez un prix une fois, et la caisse, le menu QR et l'application se mettent à jour en même temps.
- Plusieurs établissements, sans complication : vous les gérez depuis un seul tableau de bord et les comparez côte à côte dans les rapports.
- Des mises à jour automatiques : plus besoin d'attendre un CD d'installation ou un technicien pour les nouvelles fonctions.
- Des données clients centralisées : la fidélité, le portefeuille et les campagnes sont liés à la même fiche client que les ventes en caisse.
Caisse locale ou caisse dans le cloud ?
Avec une caisse locale (installée), le programme et les données se trouvent sur un ordinateur de l'établissement ; pour voir les rapports, il faut souvent être devant cet ordinateur, et les sauvegardes et mises à jour reposent sur vous ou votre technicien. Avec une caisse dans le cloud, les données sont stockées chez l'éditeur, les mises à jour arrivent automatiquement et vos rapports sont accessibles partout. Certains produits combinent les deux en reliant le programme installé en caisse au cloud. Avec une seule caisse, la différence peut sembler minime ; dès qu'un deuxième établissement, un menu QR ou une application client entre en jeu, l'avantage du cloud devient évident.
Les questions à poser avant de choisir une caisse dans le cloud
Une caisse dans le cloud dépend d'une connexion Internet. Avant de choisir, évaluez la qualité de la connexion dans votre établissement et demandez à l'éditeur comment se comporte la caisse en cas de coupure, où sont enregistrées les ventes et ce qui se passe au retour de la connexion. Vérifiez aussi que vous pouvez exporter vos données (Excel, PDF) et ce qu'elles deviennent à la fin du contrat.
Choisir un logiciel de caisse pour café ou restaurant : les points à vérifier
- La vente au comptoir, à table, en livraison et à emporter se fait-elle sur le même écran ?
- Les commandes de la tablette serveur et du menu QR arrivent-elles sur la même addition ?
- Le bon cuisine sort-il au bon poste ?
- Espèces, carte, compte client et paiement fractionné sont-ils possibles, ainsi que le partage de l'addition par personne ?
- Y a-t-il un code PIN et des droits par caissier, ainsi qu'un comptage de caisse à l'ouverture et à la fermeture ?
- Les rapports peuvent-ils être détaillés par produit, heure, canal et établissement ?
- La fidélité client, la carte à tampons ou le portefeuille numérique sont-ils reliés à la caisse ?
- L'installation, l'import de la carte et la formation sont-ils inclus ?
Passer à un logiciel de caisse : étape par étape
Passer du carnet de commandes ou d'un ancien programme de caisse à un nouveau logiciel de caisse peut se faire en quelques jours si c'est bien préparé. L'ordre peut être le suivant :
- Préparez votre carte : réunissez produits, prix, catégories et options (taille, suppléments, type de lait) dans une liste. Si vous l'avez déjà sous Excel, l'import est plus rapide.
- Dessinez votre plan de salle : définissez les zones (salle, terrasse, jardin) et les numéros de table.
- Vérifiez votre matériel : demandez à l'éditeur si votre ordinateur de caisse, votre imprimante de tickets et vos imprimantes cuisine sont compatibles avec le nouveau logiciel.
- Créez les utilisateurs et leurs droits : ouvrez un accès distinct pour chaque caissier et serveur ; décidez qui valide les annulations, les offerts et les remises.
- Formez votre équipe : à une heure calme, entraînez-vous ensemble avec des commandes test à ouvrir une table, saisir une commande, changer de table et clôturer une addition.
- Surveillez la première semaine : comparez les rapports de fin de journée avec votre ancienne méthode et corrigez immédiatement les produits manquants ou les prix erronés.
Ce qui prend le plus de temps lors du changement, c'est la saisie correcte de la carte. Demandez donc dès le départ si l'installation et l'import de la carte sont compris dans le service de l'éditeur.
Si vous cherchez un logiciel de caisse pour votre café ou votre restaurant, découvrez sipnik Caisse : sur une caisse tactile fonctionnant sous Windows 10 et 11, vente rapide, addition à table, livraison et vente à emporter partagent le même écran ; les commandes de la tablette serveur et du menu QR à table arrivent sur la même addition, et les commandes des plateformes de livraison rejoignent la même liste. Les exigences en matière de ticket fiscal varient selon les pays ; demandez-nous comment sipnik Caisse s'adapte à ce qui est requis là où vous exercez. Lorsque le QR code d'un client est scanné, le paiement est débité de son portefeuille. Nous recommandons sipnik Caisse, mais sipnik peut aussi se connecter à votre logiciel de caisse actuel via API. Sippez votre marque !
Questions fréquentes
Que veut dire POS ou logiciel de caisse ?
POS signifie « point of sale », c'est-à-dire point de vente. Un logiciel de caisse, avec son matériel, enregistre les commandes, les paiements et les ventes là où la vente a lieu. En café et en restaurant, il gère la vente à table, au comptoir et à emporter, les bons cuisine et les rapports.
Qu'est-ce qu'un système de prise de commande en caisse ?
C'est un système où les commandes venant de la caisse, de la tablette serveur, du menu QR de la table et du téléphone arrivent au même endroit. La commande part directement en cuisine, l'addition de la table reste à jour en caisse et la vente apparaît immédiatement dans les rapports.
Logiciel de caisse et caisse enregistreuse, c'est la même chose ?
Non. La caisse enregistreuse (appareil fiscal) enregistre les ventes et émet le ticket selon les règles fiscales de votre pays. Le logiciel de caisse gère les commandes, les tables, la cuisine et les rapports. Ils répondent à des besoins différents ; vérifiez avec votre expert-comptable quels documents vous devez émettre.
Qu'est-ce qu'une caisse dans le cloud et quels sont ses avantages ?
C'est un logiciel de caisse dont les données sont stockées sur les serveurs de l'éditeur. Vous consultez les rapports de n'importe où, mettez à jour la carte depuis un seul endroit, gérez tous vos établissements depuis un seul tableau de bord, et les mises à jour arrivent automatiquement.
Quel matériel faut-il pour un logiciel de caisse restaurant ?
Une caisse tactile et une imprimante de tickets suffisent généralement. Selon vos besoins, vous ajoutez des imprimantes cuisine et bar, un tiroir-caisse, une tablette serveur et un écran client ; pour les paiements par carte, il faut un terminal de paiement et, si votre pays l'exige, un appareil fiscal pour les tickets.
Un petit café a-t-il besoin d'un logiciel de caisse ?
Même dans un petit café avec une seule caisse, un logiciel de caisse montre quel produit se vend, à quelle heure et en quelle quantité ; il relie aussi à la caisse les outils de fidélité comme la carte à tampons et le solde client. Avec un carnet papier, réunir ces informations est très difficile.
Inutile de tout installer pièce par pièce.
Portefeuille, fidélité, abonnements et commande à l’avance, prêts pour votre marque.
Sippez votre marque !