Bestes Kassensystem Gastronomie: Checkliste und Vergleich

Das beste Kassensystem für die Gastronomie ist kein einzelner Produktname, sondern das System, das am besten zu Ihrer Serviceform, der Zahl Ihrer Standorte und der Beziehung passt, die Sie zu Ihren Gästen aufbauen möchten. In diesem Ratgeber finden Sie die Auswahlkriterien, die Fragen für die Demo, eine Kassensystem-Checkliste und eine Vergleichstabelle; damit vergleichen Sie die Systeme selbst.

Auf welche Kriterien sollten Sie bei der Auswahl achten?

Bei einem Kassensystem-Vergleich wirken die Funktionslisten sehr ähnlich. Den Unterschied sehen Sie, wenn Sie betrachten, wie Ihr Betrieb den Tag tatsächlich verbringt. Die folgenden acht Kriterien enthalten auch die Fragen, die Sie in der Demo stellen sollten.

1. Cloud oder lokal?

Bei einem Cloud-Kassensystem liegen Ihre Daten auf den Servern des Anbieters; Sie sehen Berichte von zu Hause oder auf dem Handy, und Updates kommen automatisch. Bei einer lokalen Installation liegen die Daten auf dem Kassenrechner oder auf einem Server im Betrieb. Manche Produkte kombinieren beides. Fragen Sie in der Demo: „Was macht die Kasse, wenn das Internet ausfällt, wo wird der Verkauf gespeichert, und was passiert, wenn die Verbindung zurückkommt?" Lassen Sie sich die Antwort schriftlich geben.

2. Tisch, Lieferung und Theke auf demselben Bildschirm?

Thekenverkauf im Café, Tischrechnung im Restaurant, abends Liefer- und Abholbestellungen: Das alles überschneidet sich am selben Tag. Ein eigener Bildschirm oder ein eigenes System für jeden Service bedeutet doppelte Kontrolle beim Tagesabschluss. Probieren Sie selbst aus, mit wie vielen Fingertipps sich Tische umsetzen und zusammenlegen, Teilzahlungen erfassen und Rechnungen pro Person splitten lassen.

3. Kellner-Tablet oder Handheld

Das Servicepersonal nimmt die Bestellung am Tisch auf, und sie geht direkt in die Küche; das Notieren auf Papier und der Weg zur Kasse entfallen. Fragen Sie, mit welchen Geräten das System arbeitet (Android-Tablet, Smartphone, spezielles Handheld) und über welchen Drucker oder Bildschirm die Bestellung in der Küche ausgegeben wird.

4. QR-Speisekarte: nur Karte oder auch Bestellung?

Bei manchen Lösungen ist die QR-Speisekarte nur eine Seite zum Ansehen, bei anderen bestellt der Gast am Tisch und die Bestellung landet auf der Rechnung. Achten Sie darauf, ob Preisänderungen und ausverkaufte Produkte automatisch in der Karte erscheinen oder ob Sie die Karte getrennt pflegen müssen. In touristischen Lagen ist auch die Sprachunterstützung wichtig.

5. Berichte

Sehen Sie Umsatz nach Produkt, Kategorie, Uhrzeit und Kanal? Gibt es Vergleiche mit Vorperioden, Standortvergleiche, Stornos und Rückerstattungen? Können Sie als Tabellendatei oder PDF exportieren? Öffnen Sie den Berichtsbildschirm in der Demo mit Ihrer eigenen Frage: „Was habe ich im letzten Monat samstagabends am meisten verkauft?"

6. Mehrere Standorte

Wenn Sie über einen zweiten Standort nachdenken, prüfen Sie das schon heute. Werden Speisekarte und Preise zentral verwaltet, kann jeder Standort eigene Belege und Berechtigungen haben, und sehen Sie die Standorte im Bericht nebeneinander? Bei einem Franchise-Modell fragen Sie, wie Geld und Daten der Standorte getrennt werden.

7. Kundenbindung und digitale Geldbörse

Ein Kassensystem erfasst den Verkauf; ob der Gast wiederkommt, weiß es meist nicht. Gibt es ein Treuemodul, dann fragen Sie: Wie werden Stempel, Punkte, Cashback oder ein Prepaid-Guthaben (digitale Geldbörse) an der Kasse verarbeitet, in welcher App sieht der Gast das, und trägt diese App Ihre Marke? Das wirkt sich direkt auf Stammgäste und im Voraus eingenommenes Geld aus.

8. Support und Einrichtung

Wer überträgt die Speisekarte, wer richtet Drucker und Hardware ein, wird Ihr Team geschult, und zu welchen Zeiten und über welchen Kanal ist der Support erreichbar? Wenn Sie von einer bestehenden Kassensoftware umsteigen, besprechen Sie den Umstiegsplan und die Datenübernahme vorab.

Kassensystem-Checkliste für die Auswahl

Nehmen Sie diese Liste mit in das Demo-Gespräch und notieren Sie zu jedem Punkt „ja / nein / wie".

• Cloud, lokal oder hybrid? Was passiert bei Internetausfall?
• Sind Theke, Tisch, Lieferung und Abholung auf demselben Bildschirm?
• Gibt es Tisch umsetzen, Zusammenlegen, Teilzahlung und Splitten pro Person?
• Mit welchem Gerät nimmt das Servicepersonal Bestellungen auf, und wo kommt die Bestellung in der Küche heraus?
• Landen Bestellungen aus der QR-Speisekarte auf der Rechnung, und ist die Karte dieselbe wie an der Kasse?
• Bietet der Berichtsbildschirm Auswertungen nach Produkt, Uhrzeit, Kanal und Standort, und ist ein Export als Tabellendatei/PDF möglich?
• Gibt es Berechtigungen pro Kassierkraft, PIN und Kassenzählung bei Öffnung und Abschluss?
• Werden Speisekarte, Preise und Berichte bei mehreren Standorten über ein Dashboard verwaltet?
• Sind Kundenbindung, Stempel, Geldbörse oder Abonnement mit der Kasse verbunden, und welche App nutzt der Gast?
• Funktioniert es mit Ihrer bestehenden Kassensoftware oder Hardware?
• Sind Einrichtung, Übertragung der Speisekarte und Schulung enthalten, und wie sind die Supportzeiten?
• Wonach richtet sich der Preis (Standorte, Kassen, Module), und wie lange läuft der Vertrag?

Wie erfüllt sipnik diese Kriterien?

sipnik Kasse ist eine Touch-Kassensoftware mit Tischverwaltung für Windows 10 und 11: Schnellverkauf, Tischrechnung, Liefer- und Abholbestellungen, telefonische Lieferbestellungen, Küchenbon sowie Bar-, Karten-, Kundenkonto- und Teilzahlung auf demselben Bildschirm. Bestellungen von angebundenen Lieferplattformen landen in derselben Bestellliste, und Produkte werden anhand ihrer Rezeptur vom Lagerbestand abgebucht. Das Servicepersonal nimmt Bestellungen per Android-Tablet auf; Bestellungen aus der QR-Speisekarte von sipnik Tisch landen direkt auf der Tischrechnung an der Kasse. Haben Sie bereits eine Kassensoftware, lässt sie sich per API anbinden; Einrichtung und Schulung übernimmt das sipnik-Team.

Besonders stark ist sipnik bei der Verbindung zwischen Kasse und Gast: Das Guthaben, das in die digitale Geldbörse geladen wird, geht schon vor dem Einkauf auf das eigene Zahlungskonto des Betriebs, und der Gast zahlt, indem er an der Kasse seinen QR-Code scannen lässt; Stempel, Cashback, Geburtstagsprämie und Kaffee-Abo werden dabei gleichzeitig verarbeitet. Der Gast sieht all das in einer App, die unter dem eigenen Namen der Marke veröffentlicht wird. Alle Standorte werden über ein Dashboard verwaltet, und ein an einem Standort geladenes Guthaben gilt an allen Standorten der Marke.

Kassensystem-Vergleichstabelle: worauf achten?

Wir haben keine Funktionsmatrix gebaut, die Produkte einzeln nebeneinanderstellt; Pakete ändern sich häufig, und wie tief eine Funktion wirklich geht, zeigt sich erst in der Demo. Stattdessen haben wir in einer Tabelle zusammengefasst, worauf Sie bei jedem Kriterium achten sollten und warum es wichtig ist.

Welches ist das beste Kassensystem für die Gastronomie? Kurze Entscheidungshilfe

Führen Sie ein Café mit einem Standort, setzen Sie Prioritäten bei Thekentempo, Zahlung per QR und Kundenbindung. Als Restaurant mit Tischservice sind Kellner-Tablet, Küchendrucker und QR-Bestellung an den Tisch entscheidend. Arbeiten Sie überwiegend mit Lieferung, achten Sie auf Anruferkennung bei Telefonbestellungen, Adressbuch und Fahrerverfolgung. Als Kette stehen zentrale Speisekarte, Standortvergleich und ein Kundenguthaben, das an jedem Standort gilt, im Vordergrund.

Ganz gleich, zu welcher Gruppe Sie gehören: Sehen Sie sich die Demo von mindestens zwei Lösungen an, füllen Sie die Checkliste aus und stellen Sie allen dieselben Fragen. Denken Sie bei der Entscheidung nicht nur an heute, sondern an Ihren Betrieb in einem Jahr: Ein neuer Standort, eine neue Serviceform oder eine eigene App können zum Thema werden.

Wenn Sie Ihre Kriterien festgelegt haben und sipnik auch auf Ihrer Liste sehen möchten, werfen Sie einen Blick auf die Seiten sipnik Kasse und sipnik Wallet; schauen wir gemeinsam, was zu Ihrem Betrieb passt. Sippen Sie Ihre Marke!