Kennzahlen Gastronomie: Die 8 wichtigsten Zahlen fürs Café

Die meisten Café-Inhaber schließen den Tag mit dem Umsatz in der Kasse ab. Der Umsatz ist wichtig, aber er ist ein Ergebnis; die Ursache verrät er nicht. Wenn der Umsatz sinkt: Kamen weniger Gäste, wurde der Durchschnittsbon kleiner oder bleiben die Stammgäste weg? Um das zu verstehen, müssen Sie sich die Zahlen ansehen, aus denen sich der Umsatz zusammensetzt. Diese Kennzahlen aus der Gastronomie sollten Sie im Café regelmäßig verfolgen.

1. Gäste pro Tag

Nicht, wie viele Bons ausgestellt wurden, sondern wie viele Gäste kamen. Verfolgen Sie Werktage und Wochenende sowie jede Filiale getrennt. Ein plötzlicher Rückgang deutet meist auf eine äußere Ursache hin (eine Baustelle, ein neuer Wettbewerber).

2. Durchschnittsbon

Umsatz ÷ Anzahl der Transaktionen. Den Durchschnittsbon zu erhöhen ist oft einfacher, als neue Gäste zu gewinnen: die Empfehlung eines Kuchens zum Kaffee, Kombi-Angebote und eine gute Vitrine lassen den Bon wachsen.

3. Wiederkehrrate

Wie viel Prozent der Gäste dieses Monats waren auch im Vormonat da? Das ist das direkteste Maß für Kundenbindung. Bei Gästen, die digital bezahlen oder digital am Treueprogramm teilnehmen, lässt sich das leicht messen; mit Papierkarten und Bargeld ist es fast unmöglich.

4. Besuchshäufigkeit pro Gast

Wie oft im Monat kommt ein Gast? Die Häufigkeit von einmal auf zweimal pro Woche zu steigern heißt, den Umsatz mit diesem Gast zu verdoppeln. Stempelkarten, Serienprämien und Abos zielen direkt auf diese Zahl.

5. Auslastung nach Uhrzeit

Zu welchen Uhrzeiten platzt die Kasse aus allen Nähten, zu welchen ist es leer? In Stoßzeiten braucht es Tempo (Vorbestellung, Zahlung per QR), in ruhigen Zeiten Aktionen. Auch die Personalplanung sollte sich nach dieser Zahl richten.

6. Absatz und Rentabilität pro Produkt

Der Bestseller ist nicht immer das rentabelste Produkt. Stellen Sie für jedes Produkt die verkaufte Menge und den Gewinn pro Stück nebeneinander. Bei Produkten, die sich gut verkaufen, aber wenig einbringen, prüfen Sie Preis oder Kosten; bei Produkten, die sich wenig verkaufen, aber viel einbringen, ihre Sichtbarkeit.

7. Vorausbezahltes Guthaben

Wenn Sie eine digitale Geldbörse nutzen, verfolgen Sie den Betrag, den Gäste aufgeladen, aber noch nicht ausgegeben haben. Für Sie sind das im Voraus eingenommene Erlöse; in der Buchhaltung sollten sie als erhaltene Anzahlungen geführt werden. Die Wirkung von Auflade-Aktionen zeigt keine Zahl deutlicher.

8. Gästezufriedenheit

Durchschnittliche Bewertung und Anzahl der Beschwerden, nach Thema und Filiale. Ein Rückgang der Bewertungen kommt meist vor einem Umsatzrückgang; er ist ein Frühwarnsignal.

So behalten Sie diese KPIs im Café im Blick

• Wöchentlich schauen: Tageswerte schwanken; der Wochentrend ist aussagekräftiger.
• Mit demselben Zeitraum vergleichen: Vergleichen Sie den Oktober nicht mit dem September, sondern möglichst mit dem Oktober des Vorjahres.
• Wenig, aber regelmäßig: Sie müssen nicht jeden Tag auf alle acht Zahlen schauen. Ein 15-minütiger Blick einmal pro Woche genügt.
• Mit Entscheidungen verknüpfen: Fragen Sie bei jeder Zahl: „Was tue ich, wenn sie sinkt?“ Eine Zahl, aus der keine Entscheidung folgt, stillt nur die Neugier.

Kurz gesagt: Der Umsatz zeigt das Ergebnis, diese acht Kennzahlen zeigen die Ursache. Gästezahl, Durchschnittsbon, Wiederkehrrate, Besuchshäufigkeit, Auslastung nach Uhrzeit, Produktrentabilität, vorausbezahltes Guthaben und Zufriedenheit: Wer sie regelmäßig verfolgt, erkennt Probleme, bevor sie groß werden.

Im sipnik-Dashboard werden Daten zu Guthaben, Bestellungen, Treueprogramm und Feedback pro Filiale ausgewertet; die Produktintelligenz zeigt, welches Produkt zu welchen Gästen passt. Wenn Sie eine Schätzung mit Ihren eigenen Zahlen sehen möchten, zeigt Ihnen das Sippen Sie Ihre Marke! sofort die monatliche Wirkung.