إدارة المخزون في المطعم: الجرد والهدر وتواريخ الصلاحية

إدارة المخزون في المطعم تعني تسجيل كل حركة للمواد الخام والمنتجات المبيعة، منذ دخولها إلى المستودع وحتى بيعها أو إتلافها أو إرجاعها. والهدف بسيط: أن تعرفوا ما لديكم، وأين ذهب كل صنف، وماذا يجب أن تطلبوا ومتى.

في منشآت الأغذية، كثيرًا ما يضيع الربح في المستودع لا عند البيع: حليب يفسد، وصلصة تنتهي صلاحيتها، وضيافة مجانية لا يسجّلها أحد. يشرح لكم هذا الدليل كيف تجعلون إدارة المخزون عادةً يومية ثابتة.

الحركات الخمس الأساسية في إدارة المخزون

القاعدة واحدة: لا تُكتب كمية المخزون يدويًا؛ فالرصيد هو مجموع هذه الحركات. وفي اللحظة التي تعدّلون فيها رقمًا يدويًا، تفقدون فرصة معرفة ما الذي ضاع ولماذا.

إدارة المخزون في المطعم خطوة بخطوة

1. أعدّوا قائمة الأصناف

اجمعوا المنتجات التي تبيعونها والمواد الخام التي تستخدمونها في قائمة واحدة. حدّدوا لكل صنف وحدة الشراء (كرتونة، صندوق) ووحدة المخزون (قطعة، لتر، كيلو)، وأدخلوا عدد القطع في الكرتونة الواحدة.

2. حدّدوا المواقع

المستودع المركزي، مستودع الفرع، ركن المشروبات، المطبخ. تُجرد البضاعة حيث توجد؛ وعندما تكون المواقع واضحة يظهر الفاقد بوضوح أيضًا.

3. أجروا جرد الافتتاح

في اليوم الأول من الانتقال، اجردوا المخزون كله وأدخلوه كرصيد افتتاحي بمستند واحد. بعد ذلك، يتم كل تغيير من خلال حركة.

4. سجّلوا استلام البضاعة

قارنوا البضاعة الواردة بمذكرة التسليم، وأدخلوا الكمية وسعر الوحدة. مسح الباركود يرفع السرعة والدقة معًا. وللمنتجات التي لها تاريخ انتهاء صلاحية، سجّلوا رقم الدفعة وتاريخ الصلاحية أيضًا.

5. سجّلوا الهدر مع سببه

لا تكتفوا بتسجيل الهدر على أنه "فاقد"؛ فالتلف وانتهاء الصلاحية والكسر والضيافة المجانية أسباب مختلفة. وعندما تراجعون تقرير الهدر في نهاية الشهر، ترون بوضوح ما الذي يحتاج إلى تصحيح.

6. اجردوا المخزون بانتظام

اجردوا الأصناف الغالية وسريعة النفاد أسبوعيًا، والباقي شهريًا. الجرد الأعمى (ألّا يرى القائم بالجرد الكمية المتوقعة) يعطي نتائج أصدق.

7. الوارد أولًا يُصرف أولًا

يجب استخدام الدفعة الأقرب في تاريخ الصلاحية أولًا. مبدأ FIFO يمنع تراكم البضاعة القديمة على الرفوف ويحسب التكلفة بدقة.

قائمة تحقق لتقليل الهدر

• استخرجوا مرة في الأسبوع قائمة بالمنتجات التي يقترب تاريخ صلاحيتها، وأبرزوها في قائمة الطعام.
• سجّلوا الضيافة المجانية كهدر؛ فالضيافة غير المسجّلة هي أغلى أنواع الفاقد.
• افصلوا الأصناف الأكثر مبيعًا عن الأقل مبيعًا عند تحديد كميات الطلب.
• إذا تكرر فرق الجرد في الصنف نفسه، فراجعوا الإجراءات لا الأشخاص.
• أعيدوا البضاعة المعيبة إلى المورّد بمستند إرجاع.

جدول بيانات أم برنامج مخزون؟

يمكن للمنشأة ذات الفرع الواحد والأصناف القليلة أن تبدأ بجدول بيانات. لكن عندما تدخل الفروع أو المستودعات أو متابعة تواريخ الصلاحية، لا يستطيع جدول البيانات استيعاب سجل الحركات ومعلومات الدفعات وعمل عدة أشخاص في الوقت نفسه. عندها يوفّر لكم برنامج مخزون قائم على المستندات وقتًا وجهدًا.

نظام مخزون متكامل مع ميدان sipnik

في ميدان sipnik تُسجَّل كل حركة في الدفتر بمستند، من استلام البضاعة إلى التحويل، ومن الجرد إلى الهدر. وعند مسح الباركود أو رمز GS1 تُملأ بيانات الدفعة وتاريخ الصلاحية تلقائيًا، وتُسحب البضاعة منتهية الصلاحية من البيع. تُحسب التكلفة وفق مبدأ FIFO، ويُظهر تقرير الهدر ما الذي ضاع وأين ولماذا.