Inventur in der Gastronomie und laufende Lagerverwaltung bedeuten, jede Bewegung Ihrer Rohwaren und Verkaufsartikel festzuhalten: vom Wareneingang über den Verkauf bis zu Schwund oder Retoure. Das Ziel ist einfach: Sie wissen, was Sie haben, wohin es gegangen ist und was Sie wann nachbestellen müssen.
In Gastronomiebetrieben geht der Gewinn oft nicht an der Kasse, sondern im Lager verloren: verdorbene Milch, eine Soße nach Ablauf des MHD, Getränke aufs Haus, die niemand erfasst. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie die Lagerverwaltung zur festen Gewohnheit wird.
Die 5 Grundbewegungen der Warenwirtschaft in der Gastronomie
| Bewegung | Wann | Auswirkung auf den Bestand |
|---|---|---|
| Wareneingang | Wenn die Lieferung des Lieferanten eintrifft | Steigt, Einkaufspreis wird aktualisiert |
| Umlagerung | Vom Zentrallager in die Filiale oder zwischen Filialen | Wird an einem Ort abgebucht, am anderen zugebucht |
| Schwund | Verderb, Bruch, abgelaufenes MHD, Ausgaben aufs Haus | Sinkt, wird mit Grund erfasst |
| Inventur | Wöchentlich oder monatlich | Wird nach Freigabe der Differenz korrigiert |
| Retoure | Mangelhafte oder zu viel gelieferte Ware | Sinkt, geht an den Lieferanten zurück |
Es gibt nur eine Regel: Bestände werden nicht von Hand eingetragen; der Bestand ist die Summe dieser Bewegungen. Sobald Sie eine Zahl manuell überschreiben, verlieren Sie die Chance zu erfahren, was warum verschwunden ist.
Inventur Gastronomie Schritt für Schritt
1. Artikelliste erstellen
Fassen Sie Ihre Verkaufsartikel und Rohwaren in einer einzigen Liste zusammen. Legen Sie für jeden Artikel die Einkaufseinheit (Karton, Kiste) und die Lagereinheit (Stück, Liter, Kilo) fest und hinterlegen Sie, wie viele Einheiten ein Karton enthält. So entsteht zugleich Ihre Inventurliste.
2. Lagerorte festlegen
Zentrallager, Filiallager, Bar, Küche. Ware wird dort gezählt, wo sie lagert; sind die Lagerorte klar, wird auch der Verlust klar sichtbar.
3. Eröffnungsinventur durchführen
Zählen Sie am ersten Tag der Umstellung den gesamten Bestand und erfassen Sie ihn mit einem einzigen Beleg als Anfangsbestand. Danach erfolgt jede Änderung über eine Bewegung.
4. Wareneingang erfassen
Gleichen Sie die gelieferte Ware mit dem Lieferschein ab und erfassen Sie Menge und Stückpreis. Das Scannen von Barcodes erhöht Tempo und Genauigkeit. Bei Produkten mit Haltbarkeitsdatum erfassen Sie zusätzlich Charge und MHD.
5. Schwund mit Grund erfassen
Buchen Sie Schwund nicht einfach als „Verlust“ aus: Verderb, abgelaufenes MHD, Bruch und Ausgaben aufs Haus sind unterschiedliche Gründe. Wenn Sie am Monatsende den Schwundbericht ansehen, erkennen Sie, wo Sie ansetzen müssen.
6. Regelmäßig zählen
Zählen Sie schnell drehende und teure Artikel wöchentlich, alle anderen monatlich. Eine Blindinventur (die zählende Person sieht den erwarteten Bestand nicht) liefert ehrlichere Ergebnisse.
7. First in, first out
Die Charge mit dem nächsten Ablaufdatum wird zuerst verbraucht. FIFO verhindert, dass sich alte Ware im Regal ansammelt, und sorgt für eine korrekte Kostenberechnung.
Checkliste gegen Schwund
- Listen Sie einmal pro Woche Produkte auf, deren MHD bald abläuft, und heben Sie sie auf der Karte hervor.
- Erfassen Sie Ausgaben aufs Haus als Schwund; nicht erfasste Gratisausgaben sind der teuerste Verlust.
- Unterscheiden Sie bei den Bestellmengen zwischen Rennern und Pennern.
- Tritt eine Inventurdifferenz immer wieder beim selben Artikel auf, prüfen Sie den Ablauf, nicht die Person.
- Schicken Sie mangelhafte Ware mit einem Retourenbeleg an den Lieferanten zurück.
Tabellenkalkulation oder Warenwirtschaft für die Gastronomie?
Ein Betrieb mit einem Standort und wenigen Artikeln kann mit einer Tabellenkalkulation starten. Sobald jedoch Filialen, ein Lager oder die MHD-Kontrolle hinzukommen, kann eine Tabelle weder die Bewegungshistorie noch Chargendaten noch mehrere gleichzeitig arbeitende Personen abbilden. Ab diesem Punkt spart Ihnen eine belegbasierte Lagerverwaltung Zeit.
Lagerverwaltung mit sipnik Außendienst
In sipnik Außendienst wird jede Bewegung, vom Wareneingang über die Umlagerung bis zu Inventur und Schwund, mit einem Beleg im Journal verbucht. Beim Scannen eines Barcodes oder GS1-Codes werden Charge und MHD automatisch übernommen; abgelaufene Ware wird für den Verkauf gesperrt. Die Kosten werden nach FIFO berechnet, und der Schwundbericht zeigt, was wo und warum verloren ging.
Häufig gestellte Fragen
Wie oft sollte in der Gastronomie Inventur gemacht werden?
Teure und schnell drehende Artikel (Fleisch, Käse, Kaffeebohnen, Getränke) sollten wöchentlich gezählt werden, alle anderen monatlich. Vor besonders umsatzstarken Zeiten lohnt sich eine zusätzliche Zählung.
Wie hoch sollte die Schwundquote sein?
Das hängt von Betriebsart und Speisekarte ab. Wichtiger als die Quote selbst ist ihre Entwicklung: Wenn Sie Schwund mit Grund erfassen, sehen Sie, bei welchem Artikel er steigt, und können gegensteuern.
Was ist FIFO?
FIFO steht für „First in, first out“. Die Charge, die zuerst ins Lager kam, wird zuerst verbraucht; das verringert Verderb und sorgt für eine korrekte Bewertung des Bestands.
Was ist eine Blindinventur?
Bei dieser Methode zählt die Person, ohne den im System erwarteten Bestand zu sehen. Da ihr niemand sagt, was „da sein müsste“, ist das Ergebnis realistischer.
Womit sollte ich bei der Lagerverwaltung anfangen?
Beginnen Sie mit Ihren 20 teuersten Artikeln. Sie machen in der Regel den größten Teil der Kosten aus; sobald sich die Routine eingespielt hat, erweitern Sie die Liste.
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