Restoranda stok takibi, hammaddenin ve satılan ürünün içeri girişinden satışına, fireye ya da iadeye kadar her hareketinin kayıt altına alınmasıdır. Amaç basittir: elinde ne olduğunu, neyin nereye gittiğini ve neyi ne zaman sipariş etmen gerektiğini bilmek.
Gıda işletmelerinde kâr çoğu zaman satışta değil depoda kaybolur: bozulan süt, tarihi geçen sos, sayılmayan ikram. Bu rehber stok takibini bir alışkanlık hâline getirmenin yolunu anlatıyor.
Stok takibinin 5 temel hareketi
| Hareket | Ne zaman | Stok etkisi |
|---|---|---|
| Mal kabul | Tedarikçiden mal gelince | Artar, maliyet güncellenir |
| Transfer | Depodan şubeye, şubeden şubeye | Bir konumdan düşer, diğerine eklenir |
| Fire | Bozulma, kırılma, SKT, ikram | Azalır, nedeniyle kaydedilir |
| Sayım | Haftalık ya da aylık | Fark onaylanınca düzeltilir |
| İade | Kusurlu ya da fazla gelen mal | Azalır, tedarikçiye döner |
Kural tek: stok miktarı elle yazılmaz; bakiye, bu hareketlerin toplamıdır. Bir sayıyı elle düzelttiğin an neyin neden kaybolduğunu bilme şansını kaybedersin.
Adım adım stok takibi
1. Kalem listesini çıkar
Sattığın ürünleri ve kullandığın hammaddeleri tek listede topla. Her kalemin alış birimini (koli, kasa) ve stok birimini (adet, litre, kilo) belirle; koli içi adet bilgisini gir.
2. Konumları tanımla
Merkez depo, şube deposu, bar, mutfak. Mal nerede duruyorsa orada sayılır; konumlar netse kayıp da net görünür.
3. Açılış sayımı yap
Geçişin ilk günü tüm stoğu say ve tek belgeyle başlangıç olarak gir. Bundan sonra her değişiklik bir hareketle olur.
4. Mal kabulü kayda al
Gelen malı irsaliyeyle karşılaştır, miktarı ve birim fiyatı gir. Barkod okutmak hem hızı hem doğruluğu artırır. Son kullanma tarihi olan ürünlerde parti ve SKT bilgisini de kaydet.
5. Fireyi nedeniyle yaz
Fireyi "kayıp" diye geçme; bozulma, SKT, kırılma ve ikram ayrı nedenlerdir. Ay sonunda fire raporuna baktığında neyi düzeltmen gerektiğini görürsün.
6. Düzenli sayım yap
Hızlı tükenen ve pahalı kalemleri haftalık, diğerlerini aylık say. Kör sayım (sayanın beklenen miktarı görmemesi) daha dürüst sonuç verir.
7. İlk giren ilk çıksın
Tarihi en yakın parti önce kullanılmalı. FIFO hem rafta eski mal birikmesini önler hem maliyeti doğru hesaplar.
Fireyi azaltmak için kontrol listesi
- Tarihi yaklaşan ürünleri haftada bir listele, menüde öne çıkar.
- İkramı fire olarak kaydet; görünmeyen ikram en pahalı kayıptır.
- Çok satan ve az satan ürünleri sipariş miktarına göre ayır.
- Sayım farkı aynı kalemde tekrar ediyorsa süreci incele, kişiyi değil.
- Tedarikçiden gelen kusurlu malı iade belgesiyle geri gönder.
Excel mi, stok programı mı?
Tek şubeli, az kalemli bir işletme işe Excel ile başlayabilir. Ancak şube, depo ya da SKT takibi devreye girdiğinde Excel hareket geçmişini, parti bilgisini ve aynı anda çalışan birden fazla kişiyi taşıyamaz. Bu noktada belge temelli bir stok programı zaman kazandırır.
sipnik Sahada ile stok takibi
sipnik Sahada'da mal kabulden transfere, sayımdan fireye her hareket bir belgeyle deftere geçer. Barkod ya da GS1 okutulduğunda parti ve SKT kendiliğinden dolar; tarihi geçen mal satıştan çekilir. Maliyet FIFO ile hesaplanır, fire raporu neyin nerede ve neden kaybolduğunu gösterir.
Sık sorulan sorular
Restoranda stok sayımı ne sıklıkla yapılmalı?
Pahalı ve hızlı tükenen kalemler (et, peynir, kahve çekirdeği, içecek) haftalık, diğerleri aylık sayılmalı. Yoğun dönemlerden önce ek sayım yapmak faydalıdır.
Fire oranı ne kadar olmalı?
Sektöre ve menüye göre değişir. Önemli olan oranın kendisinden çok eğilimidir: fireyi nedeniyle kaydedersen hangi kalemde arttığını görür ve müdahale edersin.
FIFO nedir?
"İlk giren ilk çıkar" demektir. Depoya ilk giren parti önce kullanılır; bu hem bozulmayı azaltır hem stoğun maliyetini doğru hesaplar.
Kör sayım nedir?
Sayımı yapan kişinin sistemdeki beklenen miktarı görmeden saydığı yöntemdir. Sayana "olması gereken" söylenmediği için sonuç daha gerçekçidir.
Stok takibine nereden başlamalıyım?
Önce en pahalı 20 kalemle başla. Bu kalemler genellikle maliyetin büyük kısmını oluşturur; alışkanlık oturduğunda listeyi genişlet.
Bunları tek tek kurmakla uğraşma.
Cüzdan, sadakat, abonelik ve önceden sipariş markan için hazır gelir.
Markanı Sip'le!