Carte prépayée et solde prépayé : encaissez d'avance, fidélisez

Un système de solde prépayé est un mode de paiement dans lequel le client charge de l'argent dans le porte-monnaie électronique de votre établissement avant d'acheter, puis règle ses achats en caisse à partir de ce solde : l'argent arrive d'abord chez vous, la vente vient ensuite. Pour le client, c'est un paiement rapide en caisse, sans petite monnaie. Pour votre établissement, c'est de l'argent en caisse avant toute vente, et un client qui revient chez vous puisque son solde est chez vous.

Si vous gérez un café, une pâtisserie, une boulangerie, un restaurant ou une enseigne à plusieurs points de vente, vous pouvez mettre ce système en place de deux façons : avec un porte-monnaie à votre marque sur le téléphone du client, ou avec une carte prépayée physique utilisable dans votre établissement. Dans ce guide, nous expliquons comment fonctionne un système de solde prépayé, ce qu'il apporte à votre activité, quand une carte prépayée est le bon choix et comment fonctionne, étape par étape, le solde prépayé avec sipnik Wallet.

Qu'est-ce qu'un système de solde prépayé ?

Dans sa forme la plus simple : le client recharge aujourd'hui et dépense demain. Le montant chargé reste sous forme de solde dans le porte-monnaie de votre marque. Chaque achat est débité de ce solde. Quand le solde baisse, le client recharge à nouveau. Concrètement, cela fonctionne comme une carte rechargeable ou un compte client prépayé propre à votre marque.

L'idée n'est pas nouvelle. Les bons d'achat papier, les cartes de cantine scolaire et le compte de chambre à l'hôtel en sont des versions plus anciennes. La différence du porte-monnaie électronique : la recharge se fait d'une seule touche sur le téléphone du client, le paiement en caisse prend quelques secondes et chaque mouvement apparaît dans votre tableau de bord.

Quelle différence avec le paiement par carte bancaire ?

Avec une carte bancaire, l'argent arrive au moment de la vente et le client peut dépenser partout avec sa carte. Avec un solde prépayé, l'argent arrive avant la vente et le solde n'est valable que dans votre enseigne. Quand le client achète son prochain café, sa viennoiserie ou son gâteau, c'est donc chez vous qu'il vient, quel que soit l'établissement de votre enseigne où il passe.

Quelle différence avec une carte cadeau ?

Une carte cadeau s'utilise une fois et est souvent offerte à quelqu'un d'autre. Le solde prépayé, lui, est le compte du client : il recharge, dépense, puis recharge encore. Chaque recharge et chaque dépense sont enregistrées ; vous savez donc quel client a chargé combien et où il l'a dépensé.

Comment fonctionne un système de solde prépayé ?

Avec sipnik Wallet, le parcours tient en trois étapes, pour le client comme pour vous.

1. Il recharge : le client recharge son solde depuis l'application, d'une seule touche, avec sa carte enregistrée. Le montant est encaissé immédiatement sur votre propre TPE virtuel ; l'argent ne reste pas chez sipnik.
2. Il paie : en caisse, il fait scanner son QR code. Dans sipnik Caisse, son solde, ses tampons et sa remise s'affichent à l'écran ; avec « Encaisser », le montant est débité du porte-monnaie. Cela prend environ 3 secondes.
3. Il revient : un client qui a votre solde en poche fait son prochain achat chez vous.

Dans quelle application se trouve le porte-monnaie ?

Avec les formules Nova, Vega et Sirius, vos clients retrouvent votre marque dans l'application sipnik : porte-monnaie, tampons et commandes s'y trouvent. Avec Orion, votre marque dispose de sa propre application dans les boutiques d'applications mobiles, avec son nom et son icône ; le porte-monnaie se trouve dans cette application.

Comment le client recharge-t-il son solde ?

Le client enregistre sa carte la première fois ; chaque recharge suivante se fait d'une seule touche. Il n'a pas à saisir à chaque fois le numéro et la date d'expiration de sa carte. S'il le souhaite, il peut aussi payer avec une autre carte via un paiement sécurisé validé par sa banque. Au café, la recharge n'est plus l'affaire du caissier : le client recharge lui-même depuis son téléphone.

Que se passe-t-il si le solde ne suffit pas ?

Le paiement ne reste pas bloqué. Le caissier demande depuis la caisse un complément par carte, et une demande de confirmation s'affiche sur le téléphone du client. Dès que le client confirme, le montant manquant est chargé dans le porte-monnaie depuis sa carte enregistrée et le paiement est finalisé en caisse.

Le solde est-il valable dans tous les établissements ?

Oui. Le client peut dépenser dans tous les établissements de votre enseigne le solde chargé dans l'un d'eux. Si vous le souhaitez, vous définissez des porte-monnaie et des TPE virtuels distincts par ville ou par franchise.

Qu'est-ce que cela apporte à votre établissement ?

L'argent en caisse avant la vente

C'est le principal avantage d'un système de solde prépayé. Dès que le client recharge, le montant est encaissé sur votre TPE virtuel ; l'achat vient plus tard. Le virement sur votre compte suit les délais propres à votre banque. Le loyer, les salaires et les fournisseurs n'attendent pas : l'argent qui arrive avant la vente soulage votre trésorerie.

Pour estimer grossièrement le montant encaissé d'avance dans votre établissement : nombre de clients par jour × part des clients payant avec le porte-monnaie × panier moyen × 30 jours.

Des clients qui reviennent

Un client dont le solde est chez vous revient pour le dépenser. Le client qui paie avec le porte-monnaie reçoit automatiquement son tampon, et sa récompense l'attend dans l'application. Vous pouvez envoyer des notifications distinctes aux clients dont le solde baisse, à ceux qui viennent de recharger ou à ceux qui s'éloignent : vos campagnes ne partent pas à l'identique chez tout le monde.

Précommande et cadeau à un ami

Le solde ne se dépense pas qu'en caisse. Le client précommande dans l'application et trouve sa commande prête à l'heure de retrait choisie. Il peut offrir un produit à un ami depuis l'application ; la personne qui vient chercher son cadeau découvre votre établissement, et un nouveau client passe votre porte. Un abonnement mensuel au café ou au pain est aussi lié au porte-monnaie et s'utilise en caisse par QR code.

De la rapidité en caisse, pas de monnaie à rendre

Le paiement par QR code prend 3 secondes. Pas de pièces, pas de monnaie à rendre, pas de main tendue vers le terminal de paiement. Votre caissier passe plus vite au client suivant.

Chaque centime dans votre tableau de bord

Qui a rechargé combien, quand, et où il l'a dépensé : vous voyez tout dans une seule liste. Les dépenses par porte-monnaie apparaissent dans le rapport par établissement. Vous obtenez votre rapport de ventes et de campagnes sous forme de PDF commenté, d'une seule touche.

Si vous le souhaitez, vous pouvez associer un petit bonus aux recharges ; mais le cœur de ce système n'est pas le bonus, c'est l'argent encaissé d'avance.

Carte prépayée : quand un système en circuit fermé est-il le bon choix ?

Dans certains établissements, les clients n'ont pas leur téléphone sur eux, ou ils dépensent toute la journée à de nombreux points d'un même site. Sur une plage, au bord de la piscine, à la cantine scolaire ou au restaurant d'entreprise, faire scanner un QR code avec un téléphone n'est pas pratique. C'est là qu'intervient la carte prépayée, c'est-à-dire le paiement en circuit fermé.

sipnik Carte est une carte NFC physique à votre marque. Vos clients, votre personnel ou vos élèves reçoivent une carte personnalisée. La carte n'est valable que dans l'établissement défini ; chaque recharge et chaque dépense sont inscrites dans l'historique de la carte.

Pour qui ?

Pour les établissements où les clients ou le personnel restent toute la journée au même endroit et paient à de nombreux points : hôtels, villages vacances, beach clubs, campings, cantines scolaires, restaurants collectifs et équipements de loisirs.

Où recharger le solde ?

Le solde peut être rechargé aux points de service de l'établissement, sur une borne, dans une application mobile ou sur un site web. Nous définissons ensemble, lors de la mise en place, les canaux à ouvrir.

Où le paiement est-il encaissé ?

La carte est lue sur sipnik Caisse ; le paiement NFC s'utilise sur le même écran que les espèces et la carte bancaire. Le paiement NFC depuis la tablette du serveur n'est disponible que dans les établissements qui utilisent sipnik Carte : le serveur passe la carte sur sa tablette Android, à table ou au transat, et le montant est débité du solde. L'addition peut être partagée par montant ; chacun passe sa propre carte. Les espèces, la carte bancaire et les paiements sur compte client sont encaissés en caisse.

Porte-monnaie sur le téléphone ou carte NFC ?

Les deux sont des systèmes de solde prépayé ; dans les deux cas, l'argent arrive avant la vente. La différence tient à l'endroit où se trouve le client et à ce qu'il a sur lui.

Lequel choisir ?

Si vos clients vont et viennent, c'est-à-dire s'ils prennent leur café le matin et repartent ou passent plusieurs fois par semaine, le porte-monnaie sur le téléphone convient. Si vos clients restent toute la journée sur votre site et n'ont pas leur téléphone sur eux, la carte NFC convient. Pour les établissements qui ont plusieurs sites et différents types de clientèle, nous regardons ensemble la solution la plus adaptée.

Les points d'attention pour mettre en place un porte-monnaie électronique

• Votre propre TPE virtuel : les recharges sont encaissées sur le TPE de votre banque ; vous l'associez à votre banque depuis le tableau de bord. L'argent ne reste pas chez un intermédiaire.
• Organisation des établissements et franchises : décidez dès le départ si le solde sera valable dans tous les établissements ou s'il y aura des porte-monnaie distincts par ville ou par franchise.
• Votre logiciel de caisse actuel : la solution recommandée est sipnik Caisse ; si vous le souhaitez, sipnik se connecte aussi à votre propre logiciel de caisse via API, et l'encaissement par QR code depuis le porte-monnaie fonctionne aussi sur cette caisse.
• Pensez-y avec la fidélité : carte de tampons, abonnement café ou pain, remises privilège et cadeau à un ami fonctionnent avec le porte-monnaie.
• Informez vos clients : présentez le porte-monnaie aux clients qui paient par QR code en caisse ; envoyez des notifications intelligentes distinctes à ceux qui rechargent ou dont le solde baisse.
• Comptabilité : voyez avec votre expert-comptable comment suivre les soldes prépayés dans vos comptes.
• Préparez votre équipe : votre caissier doit seulement savoir scanner un QR code et compléter un paiement par carte ; l'équipe sipnik se charge de la mise en place et de la formation.

Un système de solde prépayé fait entrer l'argent dans votre caisse avant la vente et ramène le client chez vous. Avec le porte-monnaie sur téléphone, du café de quartier à l'enseigne, et avec la carte NFC, de l'hôtel à la cantine, la logique est la même : l'argent d'abord, la dépense ensuite. Si vous souhaitez mettre ce système en place dans votre établissement, Sippez votre marque ! Nous nous chargeons de la mise en place et de la formation.