Prepaid-Karte und Guthabenkarte: Geld vorab, treue Kunden

Ein Prepaid-Guthabensystem ist ein Zahlungsmodell, bei dem Kunden vor dem Einkauf Geld in die Wallet Ihres Betriebs laden und später an der Kasse aus diesem Guthaben bezahlen: Das Geld kommt vorab zu Ihnen, der Verkauf folgt danach. Für den Kunden bedeutet das schnelles Bezahlen an der Kasse ohne Kleingeld. Für Ihren Betrieb bedeutet es Geld in der Kasse, bevor überhaupt verkauft wurde, und einen Kunden, der immer wieder zu Ihnen kommt, weil sein Guthaben bei Ihnen liegt.

Wenn Sie ein Café, eine Konditorei, eine Bäckerei, ein Restaurant oder eine Kette betreiben, können Sie dieses Modell auf zwei Arten einrichten: mit einer Wallet Ihrer Marke auf dem Smartphone des Kunden oder mit einer physischen Prepaid-Karte, die in Ihrer Anlage gilt. In diesem Leitfaden erklären wir, wie ein Prepaid-Guthabensystem funktioniert, was es Ihrem Betrieb bringt, wann eine Guthabenkarte die richtige Wahl ist und wie Prepaid-Guthaben mit sipnik Wallet Schritt für Schritt abläuft.

Was ist ein Prepaid-Guthabensystem?

Ganz einfach gesagt: Der Kunde lädt heute auf und gibt morgen aus. Der aufgeladene Betrag liegt als Kundenguthaben in der Wallet Ihrer Marke. Bei jedem Einkauf wird die Zahlung von diesem Guthaben abgebucht. Wird das Guthaben knapp, lädt der Kunde erneut auf. Im Grunde funktioniert es wie eine Guthabenkarte oder ein Prepaid-Kundenkonto, das zu Ihrer Marke gehört.

Die Idee ist nicht neu. Gutscheine aus Papier, Karten in der Schulmensa und das Zimmerkonto im Hotel sind ältere Formen derselben Logik. Der Unterschied der digitalen Wallet: Das Aufladen geschieht mit einem Fingertipp auf dem Smartphone des Kunden, die Zahlung an der Kasse dauert nur Sekunden, und jede Bewegung ist im Dashboard sichtbar.

Was ist der Unterschied zur Zahlung mit Bankkarte?

Bei der Bankkarte kommt das Geld im Moment des Verkaufs, und der Kunde kann mit der Karte überall bezahlen. Beim Prepaid-Guthaben kommt das Geld vor dem Verkauf, und das Guthaben gilt nur bei Ihrer Marke. Wenn der Kunde also seinen nächsten Kaffee, sein Gebäck oder seinen Kuchen kauft, führt sein Weg zu Ihnen, egal welche Ihrer Filialen er besucht.

Was ist der Unterschied zum Geschenkgutschein?

Ein Geschenkgutschein wird einmal eingelöst und meist an jemand anderen verschenkt. Das Prepaid-Guthaben ist dagegen das eigene Konto des Kunden: Er lädt auf, gibt aus und lädt wieder auf. Jede Aufladung und jede Zahlung wird erfasst, deshalb wissen Sie, welcher Kunde wie viel aufgeladen und wo er es ausgegeben hat.

Wie funktioniert ein Prepaid-Guthabensystem?

Bei sipnik Wallet besteht der Ablauf aus drei Schritten, für den Kunden wie für Sie.

1. Aufladen: Der Kunde lädt sein Guthaben in der App mit einem Fingertipp über seine gespeicherte Karte auf. Der Betrag wird sofort über Ihr eigenes virtuelles POS-Terminal eingezogen; das Geld bleibt nicht bei sipnik liegen.
2. Bezahlen: An der Kasse lässt er seinen QR-Code scannen. In sipnik Kasse erscheinen Guthaben, Stempel und Rabatt auf dem Bildschirm; mit „Zahlung annehmen“ wird der Betrag von der Wallet abgebucht. Das dauert etwa 3 Sekunden.
3. Wiederkommen: Ein Kunde, der Ihr Guthaben in der Tasche hat, tätigt seinen nächsten Einkauf bei Ihnen.

In welcher App liegt die Wallet?

In den Paketen Nova, Vega und Sirius nutzen Ihre Kunden Ihre Marke in der sipnik App: Wallet, Stempel und Bestellungen finden sie dort. Mit Orion erhält Ihre Marke eine eigene App in den mobilen App-Stores, mit eigenem Namen und Symbol; auch die Wallet befindet sich in dieser App.

Wie lädt der Kunde Guthaben auf?

Der Kunde speichert seine Karte beim ersten Mal; jede weitere Aufladung ist ein Fingertipp. Er muss nicht jedes Mal Kartennummer und Ablaufdatum eintippen. Wenn er möchte, bezahlt er auch mit einer anderen Karte über eine von der Bank bestätigte sichere Zahlung. Guthaben aufladen im Café ist damit nicht mehr Aufgabe des Kassierers; der Kunde erledigt das selbst auf seinem Smartphone.

Was passiert, wenn das Guthaben nicht reicht?

Die Zahlung bleibt nicht hängen. Der Kassierer fordert an der Kasse eine Ergänzung per Karte an, und auf dem Smartphone des Kunden erscheint eine Bestätigung. Sobald der Kunde bestätigt, wird der fehlende Betrag von seiner gespeicherten Karte in die Wallet geladen und die Zahlung an der Kasse abgeschlossen.

Gilt das Guthaben in allen Filialen?

Ja. Guthaben, das der Kunde in einer Filiale aufgeladen hat, kann er in allen Filialen Ihrer Marke ausgeben. Wenn Sie möchten, richten Sie nach Stadt oder Franchise getrennte Wallets und getrennte virtuelle POS-Terminals ein.

Was bringt es Ihrem Betrieb?

Geld in der Kasse vor dem Verkauf

Das ist der eigentliche Nutzen eines Prepaid-Guthabensystems. Sobald der Kunde auflädt, wird der Betrag über Ihr virtuelles POS-Terminal eingezogen; der Einkauf folgt später. Die Gutschrift auf Ihrem Konto richtet sich nach den Fristen Ihrer Bank. Miete, Löhne und Lieferantenrechnungen warten nicht; Geld, das vor dem Verkauf eingeht, entlastet Ihre Liquidität.

Wie viel Geld in Ihrem Betrieb vorab eingehen kann, schätzen Sie grob so: Kunden pro Tag × Anteil der Wallet-Zahler × durchschnittlicher Bon × 30 Tage.

Kunden, die wiederkommen

Ein Kunde, dessen Guthaben bei Ihnen liegt, kommt zu Ihnen, um es auszugeben. Wer mit der Wallet bezahlt, erhält seinen Stempel automatisch, und die Prämie liegt in der App bereit. Kunden mit knappem Guthaben, Kunden, die gerade aufgeladen haben, oder Kunden, die seltener kommen, schicken Sie jeweils eigene Benachrichtigungen; Ihre Aktionen gehen nicht an alle gleich.

Vorbestellung und Einladen

Das Guthaben wird nicht nur an der Kasse ausgegeben. Kunden bestellen in der App vor, und die Bestellung liegt zur Abholzeit bereit. Sie können einem Freund über die App ein Produkt spendieren; wer das Geschenk abholt, lernt Sie kennen, und ein neuer Kunde betritt Ihren Laden. Auch ein monatliches Kaffee- oder Brot-Abo ist mit der Wallet verbunden und wird an der Kasse per QR eingelöst.

Tempo an der Kasse, kein Wechselgeld

Die Zahlung per QR dauert 3 Sekunden. Kein Kleingeld, kein Wechselgeld, kein Griff zum Kartenterminal. Ihr Kassierer ist schneller beim nächsten Kunden.

Jeder Cent im Dashboard

Wer wann wie viel aufgeladen und wo ausgegeben hat, sehen Sie in einer einzigen Liste. Wallet-Umsätze erscheinen im Bericht pro Filiale. Ihren Verkaufs- und Aktionsbericht erhalten Sie mit einem Fingertipp als kommentiertes PDF.

Wenn Sie möchten, können Sie Aufladungen mit einem kleinen Bonus versehen; im Mittelpunkt steht aber nicht der Bonus, sondern das Geld, das vorab eingeht.

Prepaid-Karte: Wann ist ein geschlossenes Kartensystem die richtige Wahl?

In manchen Betrieben haben Gäste kein Smartphone dabei oder geben den ganzen Tag über an vielen Stellen derselben Anlage Geld aus. Am Strand, am Pool, in der Schulmensa oder in der Kantine ist es nicht praktisch, mit dem Smartphone einen QR-Code scannen zu lassen. Hier kommt die Prepaid-Karte ins Spiel, also ein geschlossenes Zahlungssystem (Closed Loop).

sipnik Karte ist eine physische NFC-Karte für Ihre Marke. Gäste, Mitarbeitende oder Schüler erhalten eine personalisierte Karte. Die Karte gilt nur im festgelegten Betrieb; jede Aufladung und jede Zahlung wird im Kartenverlauf erfasst.

Für wen eignet sie sich?

Für Betriebe, in denen Gäste oder Mitarbeitende den ganzen Tag am selben Ort bleiben und an vielen Stellen bezahlen: Hotels, Ferienanlagen, Beach Clubs, Campingplätze, Schulmensen, Kantinen und Freizeiteinrichtungen.

Wo wird das Guthaben aufgeladen?

Das Guthaben kann an den eigenen Servicepunkten des Betriebs, am Kiosk, in einer mobilen App oder auf einer Website aufgeladen werden. Welche Kanäle Sie öffnen, legen wir bei der Einrichtung gemeinsam fest.

Wo wird bezahlt?

Die Karte wird an sipnik Kasse gelesen; die NFC-Zahlung erscheint auf demselben Bildschirm wie Bargeld und Karte. Die NFC-Zahlung über das Tablet des Servicepersonals ist nur in Betrieben mit sipnik Karte verfügbar: Die Servicekraft hält die Karte am Tisch oder an der Sonnenliege an ihr Android-Tablet, und der Betrag wird vom Guthaben abgebucht. Die Rechnung lässt sich nach Beträgen aufteilen; jeder hält seine eigene Karte an. Bargeld, Bankkarte und Zahlungen auf Rechnung werden an der Kasse angenommen.

Wallet auf dem Smartphone oder NFC-Karte?

Beides sind Prepaid-Guthabensysteme; in beiden Fällen kommt das Geld vor dem Verkauf. Der Unterschied liegt darin, wo sich der Kunde aufhält und was er bei sich trägt.

Welche Lösung sollte ich wählen?

Wenn Ihre Kunden kommen und gehen, also morgens ihren Kaffee holen und weiterziehen oder mehrmals pro Woche vorbeischauen, passt die Wallet auf dem Smartphone. Wenn Ihre Gäste den ganzen Tag in Ihrer Anlage bleiben und kein Smartphone dabeihaben, passt die NFC-Karte. Bei Betrieben mit mehreren Standorten und unterschiedlichen Kundengruppen schauen wir gemeinsam, was für Sie am besten funktioniert.

Worauf Sie bei der Einführung einer digitalen Wallet achten sollten

• Ihr eigenes virtuelles POS-Terminal: Aufladungen werden über das POS-Terminal Ihrer Bank eingezogen; die Verbindung zur Bank richten Sie im Dashboard ein. Das Geld liegt nicht bei einem Zwischenhändler.
• Filial- und Franchise-Struktur: Entscheiden Sie von Anfang an, ob das Guthaben in allen Filialen gelten soll oder ob es getrennte Wallets nach Stadt oder Franchise gibt.
• Ihre bestehende Kassensoftware: Der empfohlene Weg ist sipnik Kasse; auf Wunsch lässt sich sipnik per API auch an Ihre eigene Kassensoftware anbinden, und die Wallet-Zahlung per QR funktioniert dann auch an dieser Kasse.
• Zusammen mit Kundenbindung denken: Stempelkarte, Kaffee- oder Brot-Abo, Vorteilsrabatte und „Freund einladen“ laufen über die Wallet.
• Kunden informieren: Erzählen Sie Kunden, die an der Kasse per QR bezahlen, von der Wallet; Kunden, die aufladen oder deren Guthaben knapp wird, schicken Sie eigene smarte Benachrichtigungen.
• Buchhaltung: Besprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, wie vorab aufgeladenes Guthaben in den Büchern erfasst werden soll.
• Team vorbereiten: Ihr Kassierer muss nur wissen, wie man einen QR-Code scannt und eine Zahlung per Karte ergänzt; Einrichtung und Schulung übernimmt das sipnik Team.

Ein Prepaid-Guthabensystem bringt Geld in Ihre Kasse, bevor verkauft wird, und führt Kunden zu Ihnen zurück. Mit der Wallet auf dem Smartphone vom Café im Viertel bis zur Kette, mit der NFC-Karte vom Hotel bis zur Kantine gilt dieselbe Logik: erst das Geld, dann der Einkauf. Wenn Sie dieses Modell in Ihrem Betrieb einführen möchten: Sippen Sie Ihre Marke! Einrichtung und Schulung übernehmen wir.