Break-even-Point berechnen: Formel und Beispiel fürs Café

Wer den Break-even-Point berechnen möchte, sucht die Absatzmenge, bei der das Unternehmen weder Verlust noch Gewinn macht: Break-even-Point (Stück) = Monatliche Fixkosten ÷ Deckungsbeitrag pro Stück. Für ein Café beantwortet er die Frage: „Wie viele Tassen muss ich im Monat verkaufen, um alle Kosten zu decken?“ In diesem Ratgeber erklären wir Schritt für Schritt, wie Sie die Gewinnschwelle berechnen: Formel, Deckungsbeitrag und ein durchgerechnetes Beispiel für ein Café, dazu die Eröffnungskosten und den Gewinn.

Alle Zahlen in diesem Artikel sind Beispielwerte, keine Marktdaten. Ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen Miet-, Personal- und Kostenzahlen.

Was ist der Break-even-Point?

Der Break-even-Point (die Gewinnschwelle) ist das Umsatzniveau, bei dem die Gesamterlöse genau den Gesamtkosten entsprechen. Darunter machen Sie jeden Monat Verlust, darüber zählt jedes verkaufte Produkt zum Gewinn. Wenn Sie Ihren Break-even-Point kennen, wissen Sie drei Dinge:

• Wie viele Produkte Sie pro Tag mindestens verkaufen müssen,
• Wie stark sich dieses Ziel verschiebt, wenn sich Preise, Miete oder Kosten ändern,
• Ob sich eine Investition (neue Maschine, zweite Kassenkraft, neue Filiale) rechnet.

Fixkosten, variable Kosten und Deckungsbeitrag

Fixkosten

Das sind Kosten, die Sie jeden Monat zahlen, ob Sie etwas verkaufen oder nicht: Miete, Löhne und Lohnnebenkosten, Nebenkosten, Buchhaltung, Internet- und Software-Abos, Versicherungen. Strom, Wasser und Gas schwanken etwas mit dem Umsatz, die meisten Cafés rechnen sie aber als Fixkosten. Wenn Sie auch den monatlichen Anteil Ihrer Eröffnungsinvestition (Abschreibung) hier einrechnen, sehen Sie das tatsächliche Bild.

Variable Kosten

Sie entstehen mit jedem Verkauf: Zutaten wie Kaffee, Milch, Sirup und Kuchen, Verpackung wie Becher, Deckel und Servietten sowie Gebühren für Kartenzahlungen. Den Wareneinsatz pro Produkt ermitteln Sie aus Ihren Rezepturen und den aktuellen Einkaufspreisen.

Deckungsbeitrag

Der Deckungsbeitrag ist der Betrag, der Ihnen nach einem Verkauf zur Deckung der Fixkosten bleibt:

Deckungsbeitrag pro Stück = Nettoverkaufspreis (ohne MwSt.) − Variable Kosten pro Stück

Das Verhältnis von Deckungsbeitrag zu Verkaufspreis heißt Deckungsbeitragsquote. Mit ihr berechnen Sie den Break-even-Point als Umsatz statt in Stück.

Gewinnschwelle berechnen: die Formel

Break-even-Point (Stück) = Monatliche Fixkosten ÷ Deckungsbeitrag pro Stück

Break-even-Point (Umsatz) = Monatliche Fixkosten ÷ Deckungsbeitragsquote

Absatz für ein Gewinnziel (Stück) = (Monatliche Fixkosten + Gewinnziel) ÷ Deckungsbeitrag pro Stück

Rechnen Sie mit Nettopreisen ohne Mehrwertsteuer. Die Mehrwertsteuer ist nicht Ihr Einkommen; rechnen Sie mit Bruttopreisen, wirkt Ihr Deckungsbeitrag größer, als er ist, und der Break-even-Point fällt zu niedrig aus.

Break-even in der Gastronomie: Wie viele Tassen muss ein Café verkaufen?

Nehmen wir als Beispiel ein Café im Wohnviertel mit einem Standort und zwei Mitarbeitenden. Alle Zahlen sind Beispielwerte.

Schritt 1: Monatliche Fixkosten addieren

• Miete: 4.000 €
• Löhne und Lohnnebenkosten für zwei Mitarbeitende: 7.000 €
• Strom, Wasser, Gas: 1.200 €
• Internet, Telefon, Software-Abos: 300 €
• Buchhaltung: 400 €
• Reinigung, Wartung, Versicherung, kleinere Marketingausgaben: 700 €
• Monatlicher Anteil der Eröffnungsinvestition (72.000 € ÷ 60 Monate): 1.200 €

Monatliche Fixkosten gesamt: 14.800 €.

Schritt 2: Deckungsbeitrag des durchschnittlichen Produkts ermitteln

Ein Café verkauft nicht nur Kaffee, sondern auch Kuchen, kalte Getränke und Snacks. Deshalb ist es realistischer, mit einem „durchschnittlichen Produkt“ zu rechnen. Stellen Sie sich in diesem Beispiel ein Produkt wie eine Tasse vor.

• Durchschnittlicher Nettopreis (ohne MwSt.): 6,00 €
• Wareneinsatz und Verpackung: 1,70 €
• Anteil Kartengebühren (Durchschnitt): 0,20 €
• Variable Kosten pro Stück: 1,90 €

Deckungsbeitrag pro Stück: 6,00 − 1,90 = 4,10 €. Deckungsbeitragsquote: 4,10 ÷ 6,00 = 68,3 %.

Schritt 3: Break-even-Point berechnen

Break-even-Point: 14.800 ÷ 4,10 = 3.609,8, also 3.610 Produkte pro Monat. Hat das Café an 30 Tagen im Monat geöffnet, muss es rund 120 Produkte pro Tag verkaufen; bei einem Ruhetag pro Woche (26 Tage) rund 139 Produkte pro Tag.

Break-even als Umsatz: 14.800 ÷ 0,6833 ≈ 21.660 € pro Monat (netto).

Schritt 4: Gewinnziel einrechnen

Der Break-even-Point ist nur der Punkt, an dem Sie keinen Verlust mehr machen. Peilen Sie 4.000 € Gewinn pro Monat (vor Steuern) an: (14.800 + 4.000) ÷ 4,10 = 4.586 Produkte, also bei 30 Tagen rund 153 Produkte pro Tag.

Schnellcheck mit der Deckungsbeitragsquote

Wenn Sie keine Kosten pro Produkt vorliegen haben, können Sie mit der Deckungsbeitragsquote grob rechnen. Ziehen Sie vom Nettoumsatz des Vormonats die Summe aus Wareneinsatz, Verpackung und Kartengebühren ab und teilen Sie den Rest durch den Umsatz; das ist Ihre durchschnittliche Deckungsbeitragsquote. Teilen Sie Ihre Fixkosten durch diese Quote, erhalten Sie den monatlichen Break-even-Umsatz. Im Beispiel-Café liegt die Quote bei 68,3 %, von je 100 € Nettoumsatz bleiben also rund 68 € für Fixkosten und Gewinn.

Szenarien: Was passiert, wenn sich die Zahlen ändern?

Die eigentliche Stärke der Break-even-Rechnung ist, dass sie „Was wäre, wenn?“-Fragen schnell beantwortet. Einige Szenarien für dasselbe Beispiel-Café:

Die Lehre aus der Tabelle: Eine Kostensteigerung von 0,30 € pro Produkt erhöht Ihr Tagesziel um 10 Produkte. Passen Sie Ihre Preise bei steigenden Einkaufspreisen nicht an, verdienen Sie mit demselben Absatz weniger. Umgekehrt senkt schon ein etwas größerer Durchschnittsbon den Break-even-Point deutlich.

Café-Kosten bei der Eröffnung und Gewinn: Was gehört in die Rechnung?

Der Abschreibungsanteil in Ihrer Break-even-Rechnung stammt aus der Eröffnungsinvestition. Wenn Sie die Kosten einer Café-Eröffnung ermitteln, vergessen Sie diese Posten nicht:

• Mietkaution und Ablöse (falls vorhanden)
• Umbau, Einrichtung, Außenwerbung
• Espressomaschine, Mühle, Wasserfilter, Kühlschrank, Vitrine
• Möbel, Teller, Tassen, kleine Küchenausstattung
• Kassenhardware und Drucker
• Genehmigungen, Konzessionen und Gründungskosten
• Erstausstattung an Waren und Eröffnungswerbung
• Betriebskapital: In den ersten Monaten kann der Umsatz unter dem Break-even liegen; halten Sie genug Liquidität für mehrere Monate Fixkosten bereit.

Wenn Sie die Investition auf einen sinnvollen Zeitraum verteilen (im Beispiel 60 Monate) und zu den Fixkosten addieren, ist jedes Produkt über dem Break-even echter Gewinn. Lassen Sie die Investition weg, wirkt der Gewinn höher, als er ist, und Sie schätzen die Amortisationszeit falsch ein.

6 Wege, den Break-even-Point zu senken

1. Durchschnittsbon erhöhen: Ein Keks zum Kaffee, ein zweites Getränk zum Frühstück. Jedes zusätzliche Produkt desselben Gastes erhöht Ihren Deckungsbeitrag.
2. Wareneinsatz kontrollieren: Portionen standardisieren, Schwund reduzieren und Produkte sofort neu kalkulieren, wenn ihre Kosten steigen.
3. Preise datenbasiert festlegen: Wissen Sie, welches Produkt wie oft verkauft wird und zu welchen Uhrzeiten es voll wird; ändern Sie Preise nach Zahlen, nicht nach Gefühl.
4. Stammgäste zurückholen: Neue Gäste zu gewinnen ist schwerer, als bestehende wiederzubringen. Stempelkarte und ein kleines Geburtstagsgeschenk binden Ihre Stammgäste.
5. Geld im Voraus einnehmen: Ein vorausbezahltes Guthaben oder ein monatliches Kaffee-Abo ändert den Break-even-Point nicht, bringt aber Geld zu Monatsbeginn in die Kasse; Miete und Zahltag werden entspannter.
6. Fixkosten einmal im Jahr prüfen: Kontrollieren Sie ungenutzte Abos, unnötige Verträge und den Energieverbrauch.

Häufige Fehler bei der Break-even-Rechnung

• Mit Bruttopreisen rechnen: Das bläht den Deckungsbeitrag auf und lässt das Ziel niedriger erscheinen, als es ist.
• Kartengebühren vergessen: Ist der Anteil der Kartenzahlungen hoch, sind die Gebühren ein spürbarer Teil der variablen Kosten pro Stück.
• Die eigene Arbeit nicht einrechnen: Arbeiten Sie selbst im Café mit, zeigt eine Rechnung ohne eigenes Gehalt nicht den echten Gewinn.
• Die Investition ignorieren: Verteilen Sie die Ausgaben für Maschinen und Einrichtung nicht auf monatliche Anteile, wirkt der Gewinn größer, als er ist.
• Mit nur einem Produkt rechnen: Rechnen Sie nur mit Kaffee, übersehen Sie den anderen Deckungsbeitrag von Kuchen und Snacks; rechnen Sie mit einem Durchschnittsprodukt oder Ihrem Produktmix.
• Einmal rechnen und dann vergessen: Mieterhöhungen, steigende Einkaufspreise und Preisänderungen verschieben den Break-even-Point jedes Mal.

Wie oft sollten Sie den Break-even-Point aktualisieren?

Rechnen Sie ihn am Ende jedes Monats mit echten Zahlen neu: Fixkosten des Monats, durchschnittlicher Produktpreis und tatsächlicher Wareneinsatz. Aktualisieren Sie die Rechnung außerdem sofort, wenn

• der Mietvertrag verlängert wird oder die Miete steigt,
• Löhne erhöht werden oder eine neue Person ins Team kommt,
• die Preise für wichtige Zutaten wie Kaffee und Milch steigen,
• Sie die Menüpreise ändern oder neue Produkte aufnehmen,
• Sie eine Investition wie eine neue Maschine, einen Umbau oder eine zweite Filiale planen.

Es hilft auch, das Ergebnis in ein Tagesziel umzurechnen und mit dem Team zu teilen. Eine konkrete Zahl wie „heute 120 Produkte“ zeigt allen im Laufe des Tages, wo Sie stehen.

Der sicherste Weg über den Break-even ist, Gäste zurückzuholen und Geld im Voraus einzunehmen. Mit sipnik Wallet geht das Guthaben, das ein Gast auflädt, schon vor dem Einkauf über Ihr virtuelles POS auf Ihr Konto; ein Kaffee-Abo wird zu Beginn jedes Zeitraums eingezogen, und eine Stempelkarte bringt Ihre Stammgäste zurück. Im Verkaufsbericht sehen Sie den Durchschnittsbon und die stärksten Uhrzeiten und aktualisieren Ihre Rechnung mit echten Zahlen. Sippen Sie Ihre Marke!